All'interno di ogni azienda i documenti seguono degli specifici percorsi, che prevedono varie tappe ed il coinvolgimento di diverse persone prima di giungere alla fine del proprio ciclo di vita.

In questo senso, affidarsi ad un sistema di workflow documentale consente di coordinare ed automatizzare tutte le operazioni previste per l'elaborazione, trasmissione ed archiviazione dei documenti. All'interno del workflow saranno specificati tutte le attività richieste e gli utenti da coinvolgere, rendendo il flusso documentale fluido ed efficiente e consentendo di avere il pieno e costante controllo sul proseguimento del processo.

Ecco perchè abbiamo scelto di includere un potente strumento di Workflow, completamente configurabile, nel nostro software di Document Intelligence Globe: il software vi permetterà di gestire in modo efficiente i processi documentali aziendali, guidando ogni utente nell'esecuzione tempestiva e corretta delle attività richieste, anche da mobile

task in corso workflow globe 4.4 workflow gantt globe 4.3

Lo strumento di workflow, inoltre, fornisce la possibilità di interagire con gli utenti coinvolti nel flusso attraverso tutti i canali di comune utilizzo: E-mail, tablet, smartphone, web ecc.
 
Potrete gestire processi con attività sequenziali o parallele, prevedendo la delega automatica ed eventuali solleciti automatici su attività in attesa. Se necessario sarà inoltre possibile creare dei processi che richiedano l'interazione esterna da parte dei business partner dell'azienda.
Inoltre ogni responsabile ha la possibilità di assegnare o delegare le attività in carico ai suoi collaboratori.
 
 

Esempi pratici

Il tool di workflow è di fondamentale importanza nella gestione dei processi documentali e consente di semplificare notevolemte le attività e l'interazione con i documenti.

Scadenza/validità dei documenti

In Globe vi è la possibilità di impostare una data di scadenza per i documenti (si pensi ad esempio a dei certificati che hanno una determinata validità temporale, contratti con scadenza, visite mediche dei dipendenti ecc.) e di gestire in automatico che cosa accadrà una volta che si sarà arrivati in prossimità di quella data. Ad esempio potrebbe innescarsi un workflow che invia un'email con un reminder alla persona incaricata di occuparsi di quel documento, ricordando che la data di scadenza è prossima ed è quindi richiesta un'azione da parte sua (ad esempio prenotare una nuova visita medica per il dipendente in questione, richiedere un nuovo certificato, rinnovare il documento ecc.).

Documenti nella produzione su commessa

Lo strumento di workflow può essere utilizzato anche per la gestione del flusso documentale delle attività di produzione su commessa, in modo sia sequenziale che parallelo: ad esempio ogni volta che viene creato un nuovo documento di progetto, si innesca un workflow che coinvolge i vari uffici (commerciale, grafico, acquisti, produzione ecc.), guidando ogni utente nella realizzazione dei documenti tecnici e commerciali necessari e nell'inserimento della commessa nell'ERP. Grazie ad un cruscotto centrale si potrà seguire lo stato di avanzamento delle attività. Man mano che il progetto avanza i documenti verranno archiviati automaticamente nelle cartelle corrette all'interno di Globe, oltre ad essere collegati tra di loro tramite link e raccolti in Dossier (ad esempio dossier cliente e dossier progetto) mantenuti sempre aggiornati. 

fasi workflow produzione commessa

Approvazione dei documenti

Il tool di workflow consente di coinvolgere le persone incaricate di gestire un determinato documento in una specifica fase, chiedendo l'approvazione o rifiuto del documento ricevuto. Questo può applicarsi, ad esempio, durante il processo di fatturazione: una volta che l'amministrazione ha generato le fatture mensili, si innesca in automatico un workflow che le invia al commerciale o persona di riferimento, il quale ne verifica la correttezza e le approva o rifiuta. In caso di approvazione la fattura viene inviata al cliente, in caso di rifiuto torna all'amministrazione con le indicazioni delle modifiche da apportare ed il flusso riparte.

task approvazione fatture globe 4.4

Workflow autorizzativi contratti

La stessa cosa può essere applicata alla gestione dei contratti: una volta creato un nuovo contratto, esso viene inviato al cliente e si innesca un workflow autorizzativo, in cui il cliente può proporre eventuali modifiche e ritorna il contratto firmato al fornitore. Il fornitore a sua volta dovrà controfirmarlo e tornarlo al cliente. Il contratto potrà essere quindi archiviato, e si attiverà un nuovo workflow in prossimità della scadenza del documento.

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