La conservazione elettronica a norma dei documenti è oggi un argomento molto sentito da parte delle aziende, che entro l'11/04/2017 hanno dovuto adeguare i sistemi di conservazione dei documenti al D.P.C.M. 03/12/2013.
La dematerializzazione dei documenti cartacei prevede che l’azienda assolva ad una serie di normative prima di effettuare la distruzione fisica della carta, in modo da garantire la riproducibilità e l’unicità del documento stesso. La conservazione sostitutiva, per la normativa italiana, comporta una serie di attività e di responsabilitàche le aziende possono demandare ad un ente terzo.
 

In particolare la normativa rende valida la redazione, la trasmissione e l’archiviazione dei documenti in formato elettronico sia per fine civilistico, sia per fini fiscali, purché siano garantiti requisiti imprescindibili quali:

  • L’integrità
  • Affidabilità
  • Leggibilità
  • La non modificabilità
  • L’autenticità dell’origine
  • La reperibilità nel tempo dei dati

Il processo di conservazione digitale

La normativa prevede che la conservazione a norma possa essere svolta:

  • All’interno della propria struttura organizzativa (conservazione In House)

Con il software documentale Globe abbiamo scelto di legare l’aspetto della conservazione sostitutiva a service provider certificati, in grado di fornire le maggiori garanzie in fatto di affidabilità e di competenza. Globe, quindi, è già integrato con diversi provider certificati, ed attraverso uno specifico modulo gestisce la trasmissione e la verifica del buon esito del processo di conservazione.

conservazione sostitutiva globe

 

Fasi del processo di conservazione a norma

Globe, appoggiandosi a service provider certificati, garantisce al cliente una corretta gestione di tutta la procedura di conservazione sostitutiva, nel pieno rispetto delle regole e delle normative vigenti: dalla creazione degli indici di archiviazione e dei file fisici da archiviare, alla fase di hashing, a quella di apposizione della marca temporale e della firma digitale del Responsabile di Conservazione sostitutiva, fino alla memorizzazione ed archiviazione dei lotti conservati, tutte le fasi verranno gestite in outsourcing in piena sicurezza.

fasi sostitutiva

L’outsourcer assume la delega della responsabilità della conservazione ed assiste il Cliente per tutti gli adempimenti burocratici connessi, anche in caso di verifica da parte dell’Amministrazione Finanziaria. Il service provider quindi assume i ruoli di Responsabile del trattamento dei dati, di Responsabile della sicurezza e di Responsabile della Conservazione.

lotti di conservazione globe 4.4

Vantaggi della conservazione digitale

Oltre ai vantaggi che si possono trarre dall’archiviazione documentale (possibilità di creare workflow, ottimizzazione del processo di consultazione dei documenti, riduzione del consumo di carta e spazio, svincolo dal luogo e dal tempo della consultazione dei documenti), la conservazione digitale è in grado di fornire:

  • Garanzie civilistiche e tributarie
  • Tenuta nel tempo dei documenti ai fini probatori


Garanzie fornite dalla conservazione digitale

La garanzia che un documento informatico conservato digitalmente NON sia modificabile e sia autentico è fornito da:

  • Impronta di Hash: una funzione matematica univoca ed unidirezionale, che rappresenta una sorta di "impronta digitale" dei dati. Se i dati sui quali è stato calcolato il valore di hash cambiano, cambierà anche l’impronta.
  • Firma digitale: equivale alla firma autografa, ed è vincolata ad una precisa tecnologia, cioè la crittografia asimmetrica. Si basa sull'utilizzo di un dispositivo di firma sicuro e di un certificato qualificato rilasciato da un certificatore autorizzato.
  • Marca Temporale: è un servizio offerto da un Certificatore Accreditato, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico.


Ruoli della conservazione in outsourcing

  • Soggetto produttore: è il cliente che decide di affidare la conservazione dei propri documenti all’outsourcer.
    È responsabile del corretto invio, della corretta redazione dei documenti, della corretta tenuta fiscale, della corretta indicizzazione dei dati indispensabili all’estrazione dei metadati e della corretta conservazione in caso di supporti di masterizzazione ricevuti presso le proprie sedi, essendo queste ultime l’effettivo luogo “di tenuta e conservazione delle scritture” valido per le Agenzie competenti ai fini di eventuali verifiche. 
    Il soggetto produttore risponde del contenuto dei documenti e di ogni responsabilità nei confronti delle Autorità preposte.
  • Utente: ruolo svolto da soggetti (pubblici o privati) che accedono alle informazioni  del sistema di conservazione. Si identifica col soggetto produttore e con tutte le autorità preposte ai controlli (Guardia di Finanza, Agenzia delle Entrate, AgID).
  • Responsabile della conservazione: è il garante del corretto svolgimento della procedura di conservazione sostitutiva, che appone la marca temporale e la firma elettronica. In particolare, egli definisce le caratteristiche ed i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia di documenti da conservare, utilizzando procedure autonomamente realizzate, personalizzate tramite il proprio sistema operativo, con l'unico vincolo che queste ultime siano documentate.
    La figura di Responsabile della Conservazione prevede il possesso di un gran numero di competenze informatiche, legali e archivistiche.

L’appoggiarsi a service provider specializzati permette di evitare costi di gestione e formazione molto spesso insostenibili per le aziende, e di affidarsi in tutta tranquillità e sicurezza a professionisti che possiedono il know how necessario per svolgere un compito così oneroso.


Elementi costitutivi della conservazione elettronica a norma

  • Pacchetto di versamento (PdV): è il flusso inviato dal  soggetto produttore al sistema di conservazione, consiste in uno o più file di dati contenenti i documenti informatici ed i relativi metadati da sottoporre a processo di conservazione e/o i metadati utili alla produzione del documento informatico.
  • Pacchetto di Archiviazione (PdA): è composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato IV del DPCM 3 dicembre 2013. È costituito dall'Indice del PdA firmato e marcato, dai singoli documenti e dai rispettivi indici. La Firma digitale e la Marca temporale sono apposte in fase di chiusura del pacchetto di archiviazione dal Responsabile del servizio della conservazione o da un suo delegato all’indice di conservazione (IPdA).
  • Pacchetto di Distribuzione (PdD): è l’insieme dei documenti conservati digitalmente messi a disposizione dell’Utente al fine di rendere disponibili le informazioni e rispettare così l’obbligo di esibizione dei documenti conservati.
  • Il Manuale della Conservazione Digitale: è un documento obbligatorio che definisce il processo di conservazione di documenti informatici e descrive dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione dei processi - in particolare le modalità di versamento, archiviazione e distribuzione dei pacchetti dei documenti informatici, delle architetture e delle infrastrutture utilizzate - le misure di sicurezza adottate e la verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione digitale.

 
Cosa accade in caso di richiesta di esibizione dei documenti da parte della Guardia di Finanza?

Il service provider creerà il pacchetto di distribuzione contenente tutti i documenti richiesti, corredati dai relativi metadati, e lo consegnerà alle autorità finanziarie sotto forma di file ZIP, contenente l’URL da cui potrà essere scaricato il pacchetto di distribuzione.

 

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