Protocollare i documenti significa registrarli in modo univoco, assegnando un codice di identificazione ad ognuno (sia per i documenti in entrata che per quelli in uscita), nel momento dell'inserimento nel sistema di gestione documentale.

protocollazione ingresso uscita globe

Per quanto riguarda i documenti in entrata vi sono due opzioni:

  • Se il documento è stato ricevuto in forma cartacea si procede alla stampa di un'etichetta contenente un barcode, il numero di protocollo, la data di ricezione ed altre informazioni configurabili. Questa etichetta viene posta sulla prima pagina del documento, che sarà poi acquisito tramite scanner.
  • Se il documento è stato ricevuto tramite e-mail, esso verrà salvato in forma digitale all'interno di Globe, che provvederà ad attribuirgli il numero di protocollo corretto.

I documenti ricevuti vengono poi smistati ai destinatari: Globe notifica ogni documento al destinatario corretto, che può così svolgere le azioni necessarie sul documento e segnalarne il completamento. Se un documento viene erroneamente indirizzato ad un destinatario, questo potrà rifiutarlo e notificare l'anomalia allo smistatore tramite Globe.

protocollazione ingresso registrazione globe

Per quanto riguarda invece la protocollazione in uscita, in Globe potrà essere impostato uno specifico Workflow che guida l'utente passo passo nello svolgimento delle azioni necessarie per protocollare ed inviare il documento.

Ad esempio, in una prima fase di creazione di un nuovo documento da modello, esso viene impostato nello stato di bozza. Quando il documento è pronto per essere inviato l'utente imposta lo stato su definitivo ed avvia il processo di assegnazione del numero di protocollo. Il workflow si conclude con l'invio del documento correttamente protocollato.

workflow protocollazione globe

In ogni caso Globe terrà traccia di tutti i tempi di attraversamento del processo.

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