La gestione documentale ha un forte impatto sulle tre dimensioni costitutive di un’impresa (processi, persone e tecnologie), che vengono continuamente ripensate e rilette nell’ottica dell’ottimizzazione.

Questo porta ad un contenimento dei costi, ma soprattutto ad un trattamento ottimale dei dati e delle informazioni.

 

Processi

La gestione documentale porta ad una ridefinizione dei processi. Circa il 60-80% dei dati aziendali sono destrutturati e fuori controllo, poiché vengono gestiti via carta, appunti, email, fax o oralmente.

Diventa quindi difficile se non impossibile tenere traccia delle continue correzioni e revisioni, del carico di lavoro, delle tempistiche, della corretta conservazione dei dati e documenti.

Risulta quindi fondamentale gestire in modo integrato tutti i flussi documentali, per migliorare l’efficienza organizzativa tramite la gestione del contenuto e la ricerca al suo interno, accelerare i processi aziendali condivisi e supportare la condivisione illimitata delle informazioni (che a sua volta permette una migliore comprensione della realtà aziendale). Il document management passa attraverso la realizzazione di un archivio digitale documentale e sistemi di workflow e permette di ridefinire dati, informazioni e la conoscenza dell’azienda.

 

Persone

Document Management  significa mettere al centro le persone, coinvolgerle nella definizione di caratteristiche e funzioni di gestione documentale in tutte le sue fasi. I sistemi di document management permettono non solo uno snellimento dei tempi e delle modalità di gestione di dati e documenti, ma permettono anche di gestirli in modo riconosciuto e riconoscibile all’organizzazione, colleghi e superiori.

Una buona gestione documentale coinvolge il knowledge management: consente di organizzare e sedimentare pratiche, contratti, dati e informazioni sui clienti, in modo che siano sempre raggiungibile agevolmente, andando ad impattare direttamente sulla quota di tempo perso per cercare un determinato documento in un dato momento.

 

Tecnologie

Gestione documentale vuol dire anche fornire all’organizzazione strumenti e soluzioni capaci di supportare processi e attività di lavoro. In particolare la sicurezza risulta fondamentale e prioritaria nelle fasi di produzione e gestione documentale: la tecnologia deve quindi fornire soluzioni che permettano di mettere in atto processi di produzione, archiviazione e scambio sicuri.

Inoltre un’azienda che punta ad una migliore gestione documentale, fa ordine nei dati che ha a disposizione e contemporaneamente produce molti più dati aggregabili da analizzare.

 

Fonte

 

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