Fare affidamento sulla carta ha dei costi reali. In un tipico ufficio, le informazioni sono salvate in uno di questi 3 formati:

  • Documenti cartacei conservati nei classici armadietti e archivi
  • File elettronici come PDF, documenti Word o Excel, JPEG, MPEG
  • Email

Qualche statistica

  • In media, di 30 copie stampate, il 39% viene gettato nel cestino. E purtroppo le abitudini di stampa degli intervistati sono peggiorate negli ultimi 5 anni.
  • Gli armadietti per i documenti sono pesanti e occupano un sacco di spazio negli uffici; per non parlare del fatto che uno schedario che può contenere fino a 15 000-20 000 pagine ha un costo di 25 000 dollari per essere riempito e di 2000 dollari per essere mantenuto ogni anno.
  • Le PMI del Regno Unito sprecano l’equivalente di 70 milioni al giorno per la ricerca di documenti: l’utilizzo dei documenti cartacei ha un costo tra le 13 e le 31 volte superiore al costo d’acquisto della carta!
  • Gli Stati Uniti spendono 460 miliardi di dollari in salari soltanto per gestire il sovraccarico di informazioni portato dai documenti cartacei.

La soluzione agli sprechi del cartaceo è un software di gestione documentale

C’è sicuramente un modo migliore di gestire le informazioni che non stampare 10 000 documenti (la media di pagine stampate da un impiegato ogni anno). La miglior soluzione a questo problema da un miliardo di dollari è un robusto e sicuro software di gestione documentale (Document Management System – DMS)

Con la giusta soluzione di gestione documentale perdere i file sarà solo un ricordo del passato. I documenti potranno essere ricercati con facilità grazie alla ricerca tramite parole chiave e l’utilizzo di OCR. E mentre risulta impossibile eseguire il backup di un archivio cartaceo, con un software documentale i documenti si troveranno archiviati in un ambiente altamente sicuro.

Ora è possibile lavorare con i propri documenti ovunque ci si trovi, grazie ad app, cloud e portali che consentono di accedere a qualsiasi file da qualsiasi luogo, mantenendo comunque standard di elevata sicurezza.

Sicurezza e conformità sono due aspetti fondamentali quando si decide di abbandonare il cartaceo.Condividere documenti con informazioni sensibili via email può essere molto rischioso: grazie ad un sistema di archiviazione e gestione documentale verranno eliminati costi e limitazioni tipici dello scambio di documenti cartacei o di file via email, e sarà possibile inserire notifiche per il tracciamento dell’apertura del documento.

Vi sono poi gli effetti positivi sull’ambiente: gli Stati Uniti, con meno del 5% della popolazione mondiale, consumano più del 30% della carta esistente al mondo.

Non vi più alcun motivo per resistere alla rivoluzione paperless. Una volta implementato il giusto software di gestione documentale vi domanderete come avete fatto a lavorare senza fino ad ora!

Fonte: entrepreneur.com

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