Per monitorare e migliorare i processi produttivi è necessario conoscere, semplificare ed ottimizzare anche i processi documentali ed i flussi di dati ad essi collegati.

Possiamo identificare 3 tipologie di processi all’interno di una realtà aziendale: strategici, gestionali ed operativi. Tutti questi processi possono e dovrebbero essere mappati e documentati, avendo ben chiaro quali sono gli attori coinvolti nelle attività operative e decisionali e come si sviluppano i flussi di dati.

Analizzare i processi per trovare i punti di miglioramento

Analizzando i processi attualmente adottati, vi è la possibilità di ridefinire i flussi di azioni in essi coinvolti, ottimizzando le fasi operative e rendendo parallele le attività seriali. Ogni processo elabora dei dati e documenti, che devono essere trattati, gestiti e condivisi in modo adeguato se si vogliono ottenere i benefici a livello operativo della ridefinizione dei processi.

Documenti digitali per processi più efficienti

La digitalizzazione di dati e documenti permette di condividere facilmente le informazioni (che possono essere così scambiate in real time), di tracciare il proseguimento delle attività e di parallelizzare procedure che altrimenti sarebbero possibili solo in modo sequenziale. Il fatto di utilizzare documenti e dati digitali consente di intervenire soprattutto sui processi nascosti.

Questa analisi dei processi permette di portare alla luce ridondanze e criticità, portando benefici legati alla prevenzione e riduzione di problemi ed errori, a decisioni evidence based, miglioramento continuo, risparmi e maggior soddisfazione dei clienti; in sintesi efficienza, efficacia e utili.

Gli indicatori (KPI) per valutare i risultati

Dopo aver effettuato l’analisi ed aver individuato le criticità e punti di miglioramento, si devono definire degli indicatori che permettano di verificare il raggiungimento dei risultati (i cosiddetti KPI – Key Performance Indicator). I KPI devono avere delle specifiche caratteristiche per essere funzionali alla valutazione:

  • Essere specifici rispetto all’obiettivo da misurare
  • misurabili
  • accessibili
  • pertinenti rispetto ai bisogni informativi
  • tempo-definiti

Savino, nell’articolo pubblicato su Agenda Digitale propone una lista di indicatori dei processi digitali da prendere in considerazione nella reingegnerizzazione dei processi:

  • tempo medio per l’emissione di un’offerta, conferma d’ordine, richiesta d’acquisto o contratto
  • tempo medio per ottenere un’offerta o conferma d’ordine
  • tempo di risposta a richieste di informazioni o reclami dei clienti
  • numero di offerte/ordini errati sul totale di offerte/ordini emessi
  • tempo trascorso tra il ricevimento di un ordine di spedizione in magazzino e la spedizione della merce
  • giorni di ritardo medio nei pagamenti effettuati e ricevuti
  • tempo necessario per processare una fattura
  • tempo che intercorre tra il ricevimento dell’ordine e la consegna dei beni/servizi ordinati

Gli indicatori ci permetteranno quindi di verificare in modo oggettivo se abbiamo raggiunto gli obiettivi prefissati o se è necessario migliorare flussi, risorse o tempi.

 

Fonte: Agendadigitale

 

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