L’esigenza

Quando si effettuano delle attività per i clienti, è di fondamentale importanza tenere traccia del lavoro svolto: i rapportini d’intervento e di assistenza tecnica, ampiamente utilizzati da chi abitualmente svolge attività per i propri clienti, rispondono esattamente a questa esigenza.

Tuttavia, la compilazione manuale dei rapportini su supporto cartaceo ha dei limiti:

  • non consente di gestire in modo efficiente ed automatico i processi collegati, ad esempio il conteggio delle ore di attività totali da fatturare o il calcolo di eventuali rimborsi spese dovuti ai dipendenti per spese da loro anticipate
  • rende più complicata l’archiviazione e ricerca della documentazione
  • porta con sé il rischio di perdita del documento originale
  • richiede un data entry manuale dei dati nel gestionale

Sfruttare un sistema digitale di creazione e gestione dei rapportini, invece, consente di avere la situazione sempre sotto controllo, automatizzando al contempo le attività manuali.

 

La soluzione: Globe

Il software documentale Globe consente di pianificare agevolmente tutte le attività che dovranno essere svolte per i propri clienti (sia che si tratti di interventi svolti presso la sede del cliente, sia per interventi svolti da remoto – ad es. assistenza tecnica), direttamente da App o dalla versione desktop del software documentale.

Basterà inserire le informazioni necessarie in un apposito form ed in automatico l’utente coinvolto nell’attività riceverà una mail di notifica e troverà l’appuntamento aggiunto a calendario. Inoltre, verrà generato il rapportino d’intervento relativo all’attività.

Una volta portata a termine l’attività, sarà possibile consuntivare direttamente in Globe il rapportino d’intervento, che potrà essere firmato dal cliente in diverse modalità, per poi essere archiviato all’interno del documentale.

Alla fine del mese, inoltre, ogni utente potrà avviare in Globe la generazione automatica del riepilogo spese mensile: a partire dai rapportini d’intervento inseriti, Globe creerà un riepilogo contente tutti i rimborsi spese eventualmente spettanti (ad es. utilizzo auto propria, pasti, pernottamento) in caso di attività svolte fuori sede.

Lo strumento di data view permetterà poi di mantenere sotto controllo e rappresentare graficamente le informazioni estratte dai rapportini consuntivati.

Quello qui riportato è un esempio del flusso implementato internamente ad Arket S.r.l. per la gestione delle attività, dei relativi rapportini e dei rimborsi spese. Il software Globe è uno strumento altamente flessibile, in grado di adattarsi alle specifiche esigenze del cliente: ogni realtà aziendale, quindi, potrà modellare i vari passaggi del workflow in base alle proprie necessità e peculiarità.

 

1.     Pianificazione delle attività

Pianificazione di attività ed interventi

Per pianificare un’attività in Globe basterà selezionare la voce di menu dedicata e tramite un apposito form, ogni utente potrà inserire tutti i dettagli necessari a definire l’attività che verrà svolta. La pianificazione potrà essere effettuata anche da smartphone o tablet, utilizzando l’App di Globe.

campi richiesti possono essere completamente personalizzati in base alle specifiche necessità aziendali; ad esempio si potrà segnalare se l’intervento verrà svolto presso la propria sede o presso il cliente, scegliere il cliente direttamente dall’anagrafica di Globe, specificare per quale prodotto o servizio verrà effettuata l’attività.

Una volta che l’attività è stata pianificata, essa potrà essere annullata o ripianificata in qualsiasi momento.

pianifica intervento android smartphone pianifica rapportino globe 4.3

 

Notifica e appuntamento

appuntamento outlook pianificaQuando viene pianificata una nuova attività, Globe invia in automatico all’utente coinvolto una mail di notifica con tutti i dettagli (ad es. nominativi di riferimento, indirizzo, contatti ecc. recuperati dall’anagrafica di Globe) ed aggiunge in automatico l’appuntamento a calendario in Outlook.

 

Generazione automatica del rapportino d’intervento

rapportino interventoapp android smartphoneOltre ad inviare all’utente coinvolto l’invito per inserire l’appuntamento a calendario con tutti i riferimenti, Globe procede alla generazione automatica di un rapportino d’intervento PDF, nel quale sono specificati tutti i dettagli riguardanti l’attività pianificata. Questo rapportino dovrà essere poi essere aggiornato e firmato dal cliente, una volta terminata l’attività.

Tutti i rapportini d’intervento potranno essere consultati sia da desktop che tramite App.

 

2.     Consuntivazione delle attività

Una volta conclusa l’attività pianificata, l’utente può procedere alla consuntivazione del rapportino: i rapportini che devono ancora essere consuntivati si trovano tra i task in corso assegnati all’utente, che potrà ricontrollare tutti i dettagli inseriti durante la pianificazione ed apportare, se necessario, modifiche ed aggiunte.

Se l’attività è stata svolta presso la sede del cliente l’utente potrà inserire le informazioni riguardanti eventuali spese sostenute, come ad esempio vitto e alloggioutilizzo della propria auto anzichè quella aziendale, pedaggi ecc.

consuntiva rapportino app android smartphoneconsuntiva rapportino app android tabletconsuntiva rapportino globe 4 4

Nel caso fosse necessario consuntivare un’attività non pianificata, vi è la possibilità di generare direttamente il rapportino d’intervento tramite un’apposita azione e procedere immediatamente alla consuntivazione.

Durante la consuntivazione è possibile scegliere tra tre diverse modalità attraverso le quali il cliente può firmare un rapportino:

  • Firma tradizionale su carta: il rapportino viene stampato e consegnato al cliente per la firma. Una volta restituito viene importato in Globe tramite scansione: il rapportino presenta un barcode in testata, che consente a Globe di associare automaticamente la copia firmata al documento originale.
  • Firma tramite conferma su link: in questo caso, una volta consuntivato il rapportino, Globe invia in automatico al cliente un link via email. Il cliente dovrà semplicemente cliccare questo link per apporre una firma virtuale.
  • Firma su tablet/smartphone: la terza possibilità è quella di presentare il rapportino su tablet/smartphone tramite l’App di Globe. L’utente potrà così firmare direttamente da tablet o telefono.
firma da linkfirma semplice tabletfirma rapportino tablet con firma cliente globe 4png

3.     Rimborsi spese mensili

pdf rimborsi mensili globe 4.4Arrivati alla fine del mese, ogni utente potrà procedere alla generazione dei rimborsi spese mensili: Globe è in grado di recuperare le informazioni inserite durante la fase di consuntivazionecreando in automatico un documento di riepilogo in cui vengono riportate tutte le spese sostenute ed i conseguenti rimborsi spettanti all’utente per il mese di riferimento.

In particolare, per quanto riguarda i rimborsi chilometrici per l’utilizzo della propria auto, Globe durante la consuntivazione è in grado di calcolare in automatico la distanza percorsaa partire dall’indirizzo del cliente presente in anagrafica e dal punto di partenza/arrivo segnalato dall’utente.

 

4.     Cruscotti grafici

Grazie allo strumento di Data View integrato in Globe, è possibile rappresentare in forma grafica ed interattiva qualsiasi informazione presente all’interno della piattaforma documentale. In particolare, a partire dai dati riportati nei rapportini di attività consuntivati, sarà possibile definire dei KPI.

Questo permette di tenere costantemente sotto controllo l’andamento delle attività (sia quelle svolte internamente che presso i clienti), e di aggregare i dati grezzi per ottenere informazioni utili.

Grazie ai cruscotti graficicompletamente personalizzabili, si avrà una visione immediata della situazione, con la possibilità di concentrare il focus su particolari aspetti ed aggregare i dati da differenti punti di vista.

In questo modo risulterà molto più semplice monitorare l’andamento delle attività pianificate o concluse, e quindi verificare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Ad esempio, se l’azienda si prefissa degli obiettivi di fatturato mensile derivante dalle attività/interventi, grazie allo strumento di data view si potrà verificare con immediatezza quanto manca al loro raggiungimento per il mese corrente e se nei mesi passati essi sono stati raggiunti oppure no.

grafici dataview globe 4.4grafico interventi vs budget 4.4

Se poi ogni obiettivo mensile è stato suddiviso in sotto-obiettivi assegnati ai singoli utenti, si potrà verificare chi non ha raggiunto il budget e di quanto si è discostato dall’obiettivo prefissato per ciascun mese.

Allo stesso modo potrebbe essere interessante visualizzare:

  • quanto ogni singolo utente ha fatturato per le attività/interventi
  • le ore di attività svolte da ogni utente
  • quale prodotto/servizio ha portato gli introiti maggiori
  • gli importi fatturati per le attività, suddivisi per cliente
  • il fatturato derivante dalle attività, suddiviso per mese

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