Settore: meccanica di precisione
L'esigenza dell'azienda
L’azienda Avimatic S.r.l., specializzata in lavorazioni meccaniche di elevata precisione, ha scelto di gestire i flussi documentali ed i processi legati alla gestione di non conformità in ambiente di Sistema di Gestione Qualità (SGQ) con il software documentale Globe.
La scelta di affidarsi al nostro software è legata alla volontà di eliminare lo scambio manuale di documenti (fino a quel momento compilati manualmente in ogni fase e poi inoltrati al successivo responsabile del processo, con il rischio di smarrimento della documentazione, allungamento delle tempistiche, possibilità di errori) e di rendere più rapida ed efficiente la creazione e gestione della documentazione necessaria per gestire le non conformità.
La soluzione: Globe
Con il software documentale Globe, Avimatic può gestire quattro diversi processi legati alla gestione delle non conformità in ambiente SGQ: inserimento di rapporto di non conformità, richiesta di azione correttiva a partire da non conformità, segnalazione di non conformità a fornitore e richiesta di deroga/concessione.
1. Inserimento rapporto di non conformità
Nel momento in cui viene identificata una non conformità, si provvede ad aprire un Rapporto di Non Conformità, attraverso una specifica Azione configurata in Globe.
Dopo aver selezionato il cliente della commessa, Globe proporrà un elenco contenente tutti gli ordini legati a quel cliente. Una volta scelto il numero di ordine interno, Globe andrà a valorizzare in automatico il codice commessa ed il numero dell’articolo in lavorazione.
Questo scatena un workflow, suddiviso in varie fasi di inserimento della non conformità:
- All’avvio del workflow appare una maschera per il caricamento dei dati relativi alla non conformità. In una prima fase l’utente provvede ad inserire le informazioni di base e descrittive della non conformità rilevata (ad es. data di notifica e fonte della non conformità, quantità di pezzi coinvolti, descrizione ecc.): alcuni campi vengono valorizzati in automatico da Globe a partire dalle informazioni recuperate dalla commessa, altri devono essere inseriti manualmente.
- Indagine e decisioni, cioè la fase di ricerca della causa specifica della non conformità e di decisione dell’azione di contenimento/correttiva immediata.
- Verifica dell’efficacia e chiusura della non conformità
A partire dai dati inseriti in ogni fase, viene generato ed alimentato un modello Excel, al quale può essere allegata anche della documentazione (ad esempio delle foto) e che andrà a far parte di alcuni Dossier (ad es. dossier articolo, dossier cliente, dossier fornitore, dossier commesse ecc.)
2. Richiesta di azione correttiva a partire da non conformità
Dopo aver inserito una non conformità ed aver applicato un’azione di contenimento, può essere richiesta un’azione correttiva per correggere definitivamente la causa della non conformità.
Basterà cliccare con il tasto destro sul documento relativo alla non conformità precedentemente generato, e diverrà disponibile l’Azione “Inserimento richiesta azione correttiva”. Anche in questo caso alcuni dati vengono valorizzati in automatico da Globe, a partire dal rapporto di non conformità precedentemente inserito, mentre altri devono essere inseriti manualmente.
Si crea così un PDF autogenerato contenente:
- Causa
- Analisi del problema
- Valutazione delle azioni correttive
- Analisi del rischio per ogni passo dell’azione correttiva
- Verifica dell’efficacia dell’azione
3. Segnalazione della Non Conformità a fornitore
Se nel Rapporto di Non Conformità è stata selezionata come fonte della non conformità la voce “in accettazione”, la non conformità deve essere segnalata al relativo fornitore.
Anche in questo caso sarà disponibile un’Azione “Inserisci segnalazione non conformità a fornitore”, cliccando con il tasto destro sul Rapporto di Non Conformità precedentemente generato.
Come nelle fasi precedenti, alcuni dati saranno autovalorizzati, mentre altri dovranno essere inseriti manualmente (ad es. osservazioni ed operazioni da eseguire).
Globe provvede quindi a creare un PDF autogenerato e si avvia un workflow automatico, che invia al fornitore una mail con link al documento, contenente una richiesta di azione. Quando il fornitore clicca sul link, si apre una pagina di Globe Web in cui potrà visualizzare il documento ed inserire la propria azione correttiva immediata o una soluzione alternativa.
Il documento torna quindi all’azienda, che provvederà ad inserire i dati sull’efficacia della correzione.
4. Richiesta di Deroga/Concessione
Se l’azienda produce dei componenti che non rispettano gli standard di accettazione del cliente, allora può fare richiesta di deroga prima di spedirgli la suddetta merce.
Se invece la merce non conforme è già arrivata al cliente, che provvede ad inoltrare una contestazione, allora l’azienda può inviare una richiesta di concessione.
Entrambe queste operazioni possono essere eseguite grazie ad un’apposita Azione configurata all’interno di Globe: anche qui vi saranno dei campi autocompilati e degli altri che dovranno essere completati manualmente e come nelle casistiche precedenti Globe creerà un PDF autogenerato. Si innesca così un Workflow che invia il documento al cliente, il quale può decidere se accettare, chiedere di ri-lavorare/riparare o respingere la merce. Il documento così compilato dal cliente torna ad Avimatic ed il flusso si conclude.
I vantaggi della soluzione
La decisione di sfruttare le potenzialità del software documentale, ha permesso ad Avimatic di eliminare molte azioni manuali e ripetitive di inserimento dati, richieste per la creazione di documentazione relativa all’individuazione di una non conformità.
Inoltre l’utilizzo dello strumento di workflow consente agli utenti di essere guidati passo passo nell’esecuzione di tutte le azioni necessarie per completare le richieste e segnalazioni legate alle non conformità. Oltre a ciò vengono eliminati gli scambi manuali di documenti, che portano sempre con sé il rischio di smarrimento degli stessi, e rese automatiche azioni quali l’invio di e-mail ai fornitori ed ai clienti, contenenti la documentazione necessaria per portare avanti i vari processi.
"Grazie all'utilizzo di Globe è stato diminuito il tempo necessario per l’archiviazione delle informazioni (provenienti da varie fonti). Il fattore tempo ha inciso anche sulla possibilità di reperire i documenti che vengono ora trovati velocemente grazie anche alla organizzazione dei flussi tramite link strutturati. Quest’ultima possibilità consente anche di garantire la sicurezza del sistema, ogni elemento proveniente da diverse fonti (interne ed esterne) viene infatti archiviato e reso disponibile senza perdite di dati, cioè in tutta sicurezza." Dott. Stefano Preda - CEO - Avimatic Srl