• Settore: GDO

L’esigenza

Un’importante realtà della Grande Distribuzione era alla ricerca di una soluzione per gestire in tempo reale il processo di registrazione incasso di assegni/contanti ricevuti dagli agenti di vendita.

Era necessario, inoltre, attivare un work-flow approvativo verso gli uffici amministrativi della sede e automatizzare la generazione delle relative distinte, con chiusura delle partite di contabilità aperte, mediante integrazione con il gestionale PROJ.

La soluzione: Globe

La GDO in questione utilizzava già il nostro software Globe per l’archiviazione e la gestione intelligente della documentazione aziendale. Si è deciso quindi di implementare delle specifiche “Azioni” su APP Globe, utilizzabile da tutti gli Agenti sul proprio smartphone o tablet.

Quando un agente si reca presso un bar o ristorante cliente, ad esempio, e riceve un assegno, grazie all’APP di Globe l’amministrazione avrà immediatamente a disposizione la foto dell’assegno e potrà quindi confermare una approvazione all’incasso.

Per quanto riguarda l’incasso di un assegno, l’agente dovrà selezionare l’azione “Inserisci assegno” e compilare alcuni campi:

• Agente che ha ricevuto l’assegno
• Società per cui è stato ritirato l’assegno
• Cliente che ha effettuato il pagamento: Globe andrà poi a completare in automatico il campo indirizzo ed altri dettagli a partire dall’anagrafica clienti
• Importo dell’assegno
• Foto dell’assegno (possibilità di scattare la foto al momento o di selezionarla dalla galleria del proprio device).
• Una volta inserito l’assegno, si attiverà un workflow approvativo per l’amministrazione.

 

Per quanto riguarda invece l’incasso di contanti, una volta selezionata l’azione “Inserisci incasso contanti”, la procedura sarà analoga alla precedente, senza attivazione del work-flow approvativo verso l’amministrazione e con l’aggiunta di una quietanza di incasso generata automaticamente e contestualmente inviata via email al cliente.

Dopo l’incasso di assegni o contanti, l’agente dovrà, sempre mediante App, effettuare l’aggancio con le partite aperte in contabilità per lo specifico cliente.

Gli utenti di sede dell’Ufficio amministrazione, ricevono notifica degli incassi inseriti dagli agenti e, da client windows di Globe, possono eseguire i task di approvazione generati dal work-flow sugli assegni.

Al momento del versamento, altre due azioni permetteranno poi di creare la distinta di versamento per gli assegni e i contanti presso la sede o lo sportello bancario. Le distinte sono create in automatico a partire dagli assegni approvati e dai contanti non ancora versati.

 

Tutti gli assegni e pagamenti in contanti, così inseriti, potranno essere consultati da ciascun agente direttamente dalla App, in specifiche sottocartelle all’interno di Globe, suddivisi in base allo stato (“inserito”, “approvato”, “preparata distinta di versamento”, “bloccato” o “rifiutato” per quanto riguarda gli assegni, “incassato – quietanza non inviata”, “incassato – quietanza inviata” o “creata distinta di versamento” nel caso di contanti).

 

Parimenti, gli utenti dell’Ufficio Amminstrazione potranno visualizzare in tempo reale da Globe la situazione complessiva degli incassi.

I vantaggi della soluzione

Grazie all’implementazione di questa funzionalità all’interno di Globe, resa disponibile sia su client tradizionale che su APP, gli agenti potranno segnalare tempestivamente gli assegni/contanti ricevuti, in qualsiasi momento e ovunque si trovino.

Inoltre la possibilità da parte dell’amministrazione di gestire l’intero flusso tramite Globe, automatizzando alcune operazioni, come la creazione della distinta di versamento, permette di:

• Ridurre i tempi di approvazione e gestione
• Eliminare operazioni manuali con poco valore aggiunto, come la creazione della distinta
• Avere maggior controllo sugli incassi degli agenti
• Velocizzare le operazioni di registrazione contabile, mediante l’aggancio effettuato direttamente dall’agente di incasso con le partite aperte in contabilità.
• Avere un quadro chiaro dello stato in cui si trovano gli assegni/contanti incassati