- Settore: arredamento
- Dipendenti: 20
- Fatturato: > 10 milioni di €
L’esigenza dell'azienda
GonzagArredi Montessori Srl (GAM) produce attrezzature e mobili per bambini in asili nido, scuole dell’infanzia, arredi scolastici, mobili biblioteca, arredi per ludoteche e materiali didattici per il Metodo Montessori (è l’unica azienda in Italia e una delle tre in tutto il mondo ad avere l’accreditamento AMI – Association Montessori Internationale).
Visto l’ambito produttivo, l’azienda partecipa spesso a gare d’appalto, per cui è richiesto di generare in tempi brevi documentazione di vario tipo relativa ai prodotti richiesti, comprese schede commerciali e tecniche.
Il processo di generazione manuale delle schede prodotto presentava però delle criticità:
- Tempistiche lunghe necessarie per impaginare manualmente ogni singola scheda.
- Tempo e sforzi richiesti per reperire le informazioni necessarie, conservate in modo destrutturato da ogni utente in cartelle locali e/o repository condivisi.
- Ad ogni modifica alle specifiche di un prodotto, era necessario ricordarsi di andare a modificare anche la relativa scheda.
- Difficoltà di reperimento della scheda corretta e aggiornata nel momento del bisogno.
- Template non standardizzati, spesso diversi da scheda a scheda.
GAM desiderava quindi implementare una procedura centralizzata ed integrata con l’ERP (SAM ERP2 di Centro Software) per la creazione rapida ed efficiente di schede prodotto, rendendo i documenti personalizzabili in base alle specifiche richieste fatte dal cliente ed aggiornati in modo automatico nel caso di modifiche alle specifiche relative ad un prodotto.
La soluzione: Globe
Dopo un’attenta analisi insieme ad Arket dei flussi di lavoro fino a quel momento messi in campo per la generazione delle schede tecniche/commerciali, si è scelto di sfruttare le potenzialità del software Globe per implementare un processo guidato, standardizzato ed integrato con l’ERP, che permette di generare in tempi brevi schede prodotto con un template standard ma contenuti personalizzati.
All’interno di Globe è stata configurata una sezione in cui vengono acquisiti automaticamente da SAM ERP2 gli articoli disponibili per la vendita e mantenuti sempre allineati con l’ERP grazie ad un task automatico.
La generazione della scheda prodotto può essere avviata con due modalità:
- Selezionando un articolo, è possibile avviare la generazione della scheda prodotto tramite una specifica azione.
- In alternativa la scheda può essere creata con apposita azione “Inserisci Scheda Tecnica”, inserendo manualmente il codice dell’articolo di riferimento.
Vengono compilate in automatico alcune informazioni, a partire dall’anagrafica dell’articolo selezionato (ad es. codice articolo, dimensioni, peso, descrizioni).
Manualmente l’utente può scegliere:
- i colori delle finiture da inserire nella scheda tra quelle disponibili a sistema
- un’immagine principale ed eventuali immagini di dettaglio aggiuntive da cartella
- eventuali accessori aggiuntivi
A questo punto Globe genera automaticamente la scheda in formato PDF, contenente tutte le informazioni precedentemente selezionate e rispettando il template standard deciso in fase di configurazione.
In allegato alla scheda finita si trovano le immagini inserite, che possono essere da qui sostituite.
Se vengono effettuate delle modifiche a livello di anagrafica articolo in SAM ERP2, Globe rigenera automaticamente la scheda con le informazioni aggiornate.
I vantaggi della soluzione
Grazie a questa nuova modalità di gestione delle gare d’appalto completamente digitale, GAM ha potuto apprezzare diversi vantaggi:
- Gli utenti vengono guidati nella corretta esecuzione di tutti i passaggi
- Gli utenti vengono coinvolti, tramite notifiche, solo nel momento in cui le fasi precedenti sono state completate ed è quindi richiesto il loro intervento
- La documentazione diventa facile da ricercare e consultare grazie all’applicazione di filtri
- Repository unico, condiviso, centralizzato
- Pieno controllo dello stato di avanzamento dei flussi legati alle gare d’appalto
- Controllo sullo stato della gara, tempistiche e scadenze