Settore: Ingegneria
Partner con cui è stato sviluppato il progetto: BMS e Centro Software
L'esigenza dell'azienda
Una società di ingegneria desiderava poter gestire in modo efficiente ed automatizzato il flusso documentale legato alle gare d’appalto, integrandosi con il gestionale in uso, SAM ERP2 di Centro Software.
Il progetto è stato seguito ed implementato dai nostri partner BMS e Centro Software.
La soluzione: Globe
Il software documentale Globe, grazie ad un modulo di integrazione, è in grado di acquisire dal gestionale SAM ERP2 i documenti di tipo Richiesta di Acquisto che identificano una “Gara d’appalto”.
Una volta che Globe ha acquisito l’RDA, un’Azione permetterà di inserire la documentazione relativa alla Gara d’Appalto (capitolato, computo metrico, cronoprogramma, elaborato grafico) e Globe creerà in automatico dei link tra i documenti appena inseriti e l’RDA Gara d’Appalto acquisita da SAM ERP2.
Un’altra Azione fornisce poi la possibilità di inserire i fornitori partecipanti alla Gara, attivando uno specifico Workflow: ogni fornitore aggiunto riceverà una mail di notifica, a cui saranno allegati tutti i documenti collegati alla Gara d’Appalto.
Una volta deciso a quale fornitore rivolgersi, l’utente andrà a selezionare il vincitore in Globe: questa operazione blocca tutti i workflow rimasti pendenti sugli altri fornitori e chiude la Gara d’Appalto.
A questo punto la chiusura della Gara d’Appalto scatena un altro workflow, che inizializza un ciclo di controlli sull’RDA. Se i tre step autorizzativi vengono superati, viene abilitata un’Azione che scrive in una tabella esterna del database di SAM ERP2 i dati che verranno utilizzati da una stored procedure, per creare automaticamente all’interno di SAM ERP2 l’RDA “autorizzato”.
I vantaggi della soluzione
L’integrazione tra il documentale Globe ed il gestionale SAM ERP2 permette di automatizzare tutta una serie di operazioni legate alle Gare d’Appalto.
Questo significa che l’utente non dovrà più sprecare tempo ad esportare e re-importare da un’applicazione all’altra i documenti necessari o preparare ed inviare singole mail per ogni fornitore da coinvolgere, all’inizio ed alla chiusura della Gara d’Appalto.
L’utente inoltre sarà guidato nell’esecuzione delle azioni e nell’inserimento della documentazione necessaria, passo passo.
Tutto questo si traduce in un notevole risparmio di tempo per l’utente, maggior controllo sui processi legati alle gare d’appalto ed una crescente efficienza nella gestione dei flussi.