La fattura elettronica è un tipo di fattura che viene creata, trasmessa, firmata e conservata con modalità e formati digitali, andando a sostituire le tradizionali fatture cartacee. In Italia è l’unico formato accettato per le fatture verso la Pubblica Amministrazione e tra i privati (rapporti B2B e B2C). A questo proposito, l’Agenzia delle Entrate ha stabilito delle specifiche regole sul formato da utilizzare, la modalità di trasmissione e ricezione e la conservazione digitale.

 

Il modulo Globe per la fatturazione elettronica

 

Il software di gestione documentale Globe include un modulo dedicato alla gestione di tutte le fasi del processo di fatturazione elettronica, sia per le fatture in entrata che per quelle in uscita.

 

Integrazione

con qualsiasi ERP, gestionale e sistema informativo aziendale

Gestione digitale

di tutti i documenti aziendali

Documenti collegati

tra loro (fatture, ordini, ddt, bolle...)

Indicizzazione

per una ricerca rapida, semplice ed efficiente di qualsiasi documento

Processi automatici

Invio, ricezione, notifiche, smistamento

Monitoraggio semplice

delle fatture in arrivo ed in uscita

 

 

Automatizza i flussi di fatturazione elettronica e gestisci digitalmente processi e documenti aziendali:

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Ciclo attivo - fatture in uscita

fattura elettronica arket ciclo attivo

Il modulo di Globe per la fatturazione elettronica è in grado di gestire tutte le fasi del processo di fatturazione in uscita:

  • Se il tuo gestionale è in grado di creare il file XML, Globe andrà ad acquisirlo in automatico
  • Se il gestionale è in grado di creare anche la versione PDF, essa verrà importata automaticamente insieme all’XML, altrimenti verrà creata da Globe
  • Se il gestionale non è in grado di generare il file XML, ci pensiamo noi tramite apposito modulo: siamo in grado di generare il file XML a partire da qualsiasi tipo di output del sistema informativo (ad es. file PDF, stampa, file EDI, file IDoc, ecc…). Il file XML può essere creato anche andando a leggere i dati direttamente dal database del sistema informativo
  • Innesco di workflow automatici legati alla fattura emessa (ad es. controlli SdI per validazione dell’XML, controlli custom, flussi approvativi del documento…)
  • Apposizione della firma elettronica e del riferimento temporale
  • Gestione del colloquio con lo SdI (sia in modalità nativa che PEC) per la trasmissione della fattura al destinatario
  • Gestione ed archiviazione della ricevuta di consegna/scarto e della notifica di esito invio
  • Conservazione a norma di legge

 

Ciclo passivo - fatture in entrata

fattura elettronica arket ciclo passivo

Anche la gestione delle fatture ricevute dai fornitori ed il loro caricamento automatico nel sistema informativo possono essere gestiti con il nostro software per la fatturazione elettronica:

 

  • Colloquio con lo SdI per la ricezione della fattura
  • Innesco di workflow automatici legati alla fattura appena ricevuta:
    • registrazione automatica della fattura, tramite la gestione delle tabelle di frontiera del gestionale/ERP
    • possibilità, tramite apposito modulo, di registrazione automatica sfruttando qualsiasi altra modalità di comunicazione con il sistema informativo (ad es. emulazione del terminale SAP e AS/400 ecc..).
    • gestione dell’accettazione/rifiuto se si tratta di fattura verso la PA
    • smistamentodella fattura agli incaricati per il riscontro
  • Conservazione elettronica a norma
  • Grazie al modulo aggiuntivo “Cassetto Fiscale” è possibile effettuare l’import massivo di fatture esportate dal portale dell’Agenzia delle Entrate e verificare se tutte le fatture presenti nel Cassetto Fiscale sono state ricevute anche in Globe (ad es. verifica di messa a disposizione solo su casseto fiscale per mancata consegna).

 

 

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Modulo Cassetto Fiscale

Chi ogni giorno gestisce i flussi di fatturazione elettronica dell’azienda, periodicamente si ritrova a dover verificare se quanto è presente nel proprio sistema informativo coincide con ciò che risulta dal Cassetto Fiscale nel portale dell’Agenzia delle Entrate.

Può accadere infatti che si presentino delle anomalie, sia nelle fasi di invio che in quelle di ricezione, o che vi siano Fatture passive che è stato impossibile recapitare e sono state quindi messe a disposizione solamente nel Cassetto Fiscale.

Questa attività di verifica è necessaria per non incorrere in irregolarità fiscali (IVA), ma comporta l’investimento di parecchio tempo da parte del personale amministrativo in operazioni manuali, ripetitive ed a scarso valore aggiunto, per consultare le fatture presenti nel portale dell’Agenzia delle Entrate e confrontare quanto qui presente con ogni fattura effettivamente archiviata nei sistemi aziendali. Nel caso si riscontrassero discrepanze, si devono poi effettuare altre operazioni manuali di esportazione di quanto presente solo nel Cassetto Fiscale ed importazione nel sistema informativo.

 

Per questo motivo Arket ha sviluppato un modulo Globe che permette di:

  • effettuare l’Import massivo di fatture scaricate dal portale dell’Agenzia delle Entrate tramite la funzionalità di Download massivo
  • effettuare un confronto automatico tra i file fattura presenti nel Cassetto Fiscale e quelli archiviati in Globe, evidenziando eventuali file mancanti in Globe, che potranno essere importati tramite la funzionalità di import massivo

Import massivo di fatture elettroniche dal Cassetto Fiscale a Globe

La nuova funzionalità che permette di importare massivamente in Globe le fatture scaricate dal Cassetto Fiscale dell’Agenzia delle Entrate, può essere utile qualora in Globe mancassero delle fatture (ad es. fatture passive con Mancata Consegna che sono state messe a disposizione solamente nel Cassetto Fiscale), oppure quando vi siano fatture di vendita rimaste in stato “inviata” e per cui manchino le relative notifiche di consegna/scarto.

Pcedura di confronto fatture presenti in Globe con Cassetto Fiscale

Una seconda funzionalità del modulo Globe Cassetto Fiscale effettua il confronto automatico tra le fatture presenti nel Cassetto Fiscale dell’Agenzia delle Entrate e quelle archiviate all’interno di Globe.

In questo modo è possibile verificare molto velocemente se all’interno di Globe mancano alcune fatture (ad es. documenti per cui c’è stato un mancato recapito e che sono stati messi a disposizione solamente nel Cassetto Fiscale), identificare quali sono ed andare ad effettuare il download dal portale Fatture e Corrispettivi.

 

I vantaggi della fatturazione elettronica

Il passaggio dal tradizionale processo di fatturazione (basato sul cartaceo o su documenti non strutturati) alla fatturazione elettronica, porta enormi vantaggi per le imprese:

  • Processi dematerializzati, quindi più veloci e snelli
  • Possibilità di automatizzare il data entry per la registrazione delle fatture
  • Eliminazione degli errori dovuti a processi manuali di registrazione
  • Possibilità di automatizzare la quadratura tra fattura e ordine/DdT, identificando immediatamente possibili incongruenze nel confronto tra documenti
  • Riduzione della quantità di attività con poco o nessun valore aggiunto
  • Nessun rischio di smarrimento del documento
  • Riduzione delle tempistiche di incasso dai clienti
  • Eliminazione dei costi di stampa, spedizione e spazio di archiviazione

 

 

 

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