Molto spesso è necessario scambiare documenti (come contratti, offerte, DDT, fatture, certificati, lettere di assunzione, NDA…), sia internamente all’azienda che con l’esterno, per farli sottoscrivere o approvare: vengono stampati, consegnati (a mano, via posta o e-mail), firmati a penna, restituiti  e riacquisiti per l’archiviazione digitale, mentre l’originale viene conservato in un archivio fisico.

In azienda viene speso tantissimo tempo per eseguire tutte queste operazioni, soprattutto quando il volume di documenti da firmare cresce ed ogni minimo ritardo si ripercuote negativamente su tutto il processo in modo esponenziale.

 

Ma è veramente necessario seguire una procedura tradizionale di firma su carta per essere conformi alle normative vigenti?

Grazie all’adozione di firme elettroniche e digitali puoi rendere la tua azienda paperless e digitalizzare i processi (di vendita, di acquisto, HR e interni…), semplificando e rendendo notevolmente più snelli e veloci i flussi di lavoro quotidiani.

Immagina ad esempio quanto tempo puoi risparmiare nei flussi approvativi o nelle transazioni tra soggetti fisicamente e geograficamente distanti che richiedono la raccolta di firme per essere portati a termine. Otterrai inoltre grandi benefici in termini di soddisfazione di clienti, dipendenti e fornitori, che saranno coinvolti in flussi completamente digitali, semplici e rapidi, anche in mobilità, in qualsiasi momento e ovunque si trovino.

 

Le firme elettroniche e digitali in Globe

 

La piattaforma Globe ti permette di gestire digitalmente e a distanza tutte le fasi di vita del documento, dalla creazione, alla firma, all'invio, eliminando la necessità di passare per un documento cartaceo e tutte le inefficienze ad esso collegate.

Con un modulo dedicato, Globe supporta infatti tutte le tipologie di firma elettronica e digitale, oltre ad essere integrato con Adobe Sign.

La tua impresa potrà così scegliere la soluzione e la tipologia di firma più adatta al contesto in cui dovrà essere utilizzata e alle specifiche caratteristiche del processo in cui verrà inserita:

  • Immagini e timbri digitali
  • Firma Elettronica Semplice (FES)
  • Firma Elettronica Avanzata (FEA) e grafometrica
  • Firma Elettronica Qualificata (FEQ)
  • Firma digitale
  • Sigillo Elettronico Qualificato

 

Immagini e timbri digitali

In Globe puoi inserire l’immagine della firma su di un documento in modo molto semplice e veloce, utilizzando l'App Globe: traccia la tua firma su smartphone o tablet e Globe acquisirà l’immagine, per poi apporla nel punto corretto all’interno del documento.

firma semplice tablet  firma rapportino tablet con firma cliente globe 4png

 

In Globe è inoltre possibile prevedere l’apposizione automatica al documento di Timbri con informazioni personalizzabili: ad esempio, si può scegliere che, nel momento in cui viene concluso un task approvativo all’interno di un workflow, Globe applichi automaticamente un timbro sul documento che riporta esito dell’approvazione, Nome e Cognome dell’utente che ha approvato o rifiutato il documento, data e ora...

 

firma da link

 

Firma Elettronica Semplice (FES)

Con Globe puoi applicare o richiedere di apporre ai tuoi documenti una Firma Elettronica Semplice (FES) remota con OTP, senza fatica.

Il firmatario (interno o esterno all’azienda) riceve una notifica e-mail contenente un link tramite cui potrà visualizzare via browser il documento ed apporre la firma, inserendo l’OTP ricevuta tramite SMS sul proprio cellulare.

 

Firma Elettronica Avanzata e grafometrica

In modo altrettanto semplice, Globe ti permette di apporre una Firma Elettronica Avanzata (FEA) con OTP ai documenti gestiti al suo interno: Globe invia una notifica via e-mail al firmatario, contenente un link che permette di prendere visione tramite browser del documento e di apporre una FEA utilizzando il certificato di firma rilasciato dall’azienda e l’OTP ricevuto tramite SMS.

La Firma Elettronica Avanzata OTP può essere utilizzata, per esempio, per sottoscrivere contratti di assunzione o per certificare l’avvenuta consegna di un’informativa al dipendente da parte dell’azienda.

 

Globe dispone, inoltre, di un apposito modulo dedicato all'apposizione di una firma elettronica avanzata grafometrica ai documenti.

L'utente firma il documento tramite un'apposita tavoletta: il modulo acquisisce i dati biometrici associati alla firma (tempo, posizione, pressione di ogni singolo punto del tratto di penna) e li codifica ed allega in modo protetto all'interno del documento, creando in questo modo un collegamento univoco tra chi firma ed il documento stesso.

 

L'utilizzo della firma grafometrica torna molto utile quando si ha a che fare con i Documenti di Trasporto (DDT): il trasportatore potrà firmare il DDT tramite tavoletta ed il modulo dedicato importerà il documento firmato direttamente in Globe, come copia firmata del documento originale.

copia firmata DDT grafometrica globe 4.4

 

Firma Elettronica Qualificata, Sigillo Elettronico Qualificato e Firma Digitale

Globe ti permette di apporre e richiedere con diverse modalità una Firma Elettronica Qualificata (FEQ), un Sigillo Elettronico Qualificato o una Firma Digitale ai documenti gestiti al suo interno:

  • Firma Elettronica Qualificata o firma digitale tramite chiavetta USB o Smart Card
  • Firma remota OTP qualificata: è possibile memorizzare in modo sicuro all'interno di Globe l'Alias del proprio certificato di firma qualificata ed in pochi click apporre la firma al documento, semplicemente digitando il proprio PIN e l'OTP ricevuta tramite SMS o APP. La soluzione permette anche il rilascio del certificato di firma qualificata tramite SPID.
1CredenzialiOTPGlobe 2approvazione firma otp globe 2otp app 3firma otp globe ok 4contratto firmato globe
 
  • Firma remota OTP qualificata integrata con AdobeSign: con pochissimi passaggi il firmatario potrà scegliere il proprio provider di firma qualificata, effettuare il login ed apporre la firma nel punto indicato, inserendo il proprio PIN e l'OTP ricevuta oppure scegliere di firmare con identificazione tramite SPID.
  • Firma o sigillo in modalità remota automatica: dopo aver seguito un apposito iter di rilascio di uno o più certificati di firma o sigilli per la modalità remota automatica, la chiave sarà memorizzata in un server sicuro utilizzabile da remoto (server Arket, server Arket dedicato al cliente o server in casa del cliente) senza bisogno di inserire manualmente PIN e OTP per ogni operazione.

    Con questa modalità potranno anche essere firmati in modo massivo grandi volumi di documenti (ad es. le fatture elettroniche di vendita per l'invio allo SdI o certificati), tramite una comunicazione protetta e cifrata con il server.

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