L'acquisizione ed archiviazione digitale di documenti cartacei all'interno del software Globe diventa ancora più semplice, automatica ed efficiente con l'utilizzo dei barcode.
Globe è in grado di riconoscere un eventuale codice a barre apposto sul documento, al fine di associare automaticamente l'immagine scansionata al record di registrazione o di carico presente nel sistema informativo aziendale.
Il software si integra infatti con il mondo esterno, con qualsiasi gestionale, ERP e sistema informativo aziendale, riuscendo così a recuperare in automatico le chiavi necessarie per archiviare il documento ( ad es. ragione sociale, data, partita iva, scadenza ecc.)
Come funziona l'archiviazione dei documenti con i codici a barre?
L'archiviazione sfruttando i barcode prevede una serie di passaggi molto semplici:
- Per prima cosa vengono mandate in stampa da Globe le etichette con i codici a barre, specifiche per la tipologia di documento che si vuole archiviare (ad es. DDT, fattura di acquisto ecc.)
- Le etichette vengono applicate alla prima pagina dei documenti da archiviare, anche senza rispettare l'ordinamento numerico dei documenti.
- Si procede alla registrazione del documento nel sistema informativo (inserendo anche il relativo codice a barre in un apposito campo all'interno del gestionale)
- Tutti i documenti registrati vengono acquisiti tramite scanner ed inviati a Globe
- Globe riconosce il barcode e provvede ad archiviare automaticamente il documento scansionato nella sezione corretta
- Grazie all'inserimento del codice a barre anche nella registrazione all'interno del gestionale, Globe è in grado di recuperare in modo automatico le informazioni relative al documento dal record del gestionale.
Il software Globe provvede anche ad effettuare collegamenti automatici con altri documenti correlati (ad esempio fattura con relativo DDT).
I codici a barre inoltre possono essere apposti in automatico su qualsiasi documento generato in Globe, di modo che se ad esempio viene stampato per essere firmato o compilato e poi riacquisito tramite scanner, Globe sarà in grado di associare automaticamente questa copia firmata al documento originale già presente all'interno del documentale.