L'acquisizione ed archiviazione digitale di documenti cartacei all'interno del software Globe diventa ancora più semplice, automatica ed efficiente con l'utilizzo dei barcode.
 

Globe è in grado di riconoscere un eventuale codice a barre apposto sul documento, al fine di associare automaticamente l'immagine scansionata al record di registrazione o di carico presente nel sistema informativo aziendale.

Il software si integra infatti con il mondo esterno, con qualsiasi gestionale, ERP e sistema informativo aziendale, riuscendo così a recuperare in automatico le chiavi necessarie per archiviare il documento ( ad es. ragione sociale, data, partita iva, scadenza ecc.)

 

Come funziona l'archiviazione dei documenti con i codici a barre?

barcode scansione posteriori globe
 
L'archiviazione sfruttando i barcode prevede una serie di passaggi molto semplici:
  • Per prima cosa vengono mandate in stampa da Globe le etichette con i codici a barre, specifiche per la tipologia di documento che si vuole archiviare (ad es. DDT, fattura di acquisto ecc.)
  • Le etichette vengono applicate alla prima pagina dei documenti da archiviare, anche senza rispettare l'ordinamento numerico dei documenti.
  • Si procede alla registrazione del documento nel sistema informativo (inserendo anche il relativo codice a barre in un apposito campo all'interno del gestionale)
  • Tutti i documenti registrati vengono acquisiti tramite scanner ed inviati a Globe
  • Globe riconosce il barcode e provvede ad archiviare automaticamente il documento scansionato nella sezione corretta
  • Grazie all'inserimento del codice a barre anche nella registrazione all'interno del gestionale, Globe è in grado di recuperare in modo automatico le informazioni relative al documento dal record del gestionale.

 

2 applicazione barcode documento6 lettura codice a barre7 registrazione documento codice a barre8 scansione documento10 acquisizione automatica documento globe11 archiviazione automatica documento globe
 
Il software Globe provvede anche ad effettuare collegamenti automatici con altri documenti correlati (ad esempio fattura con relativo DDT).

 

 

I codici a barre inoltre possono essere apposti in automatico su qualsiasi documento generato in Globe, di modo che se ad esempio viene stampato per essere firmato o compilato e poi riacquisito tramite scanner, Globe sarà in grado di associare automaticamente questa copia firmata al documento originale già presente all'interno del documentale.

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