All'interno di ogni azienda i documenti seguono specifici percorsi, che prevedono varie tappe ed il coinvolgimento di diverse persone prima di giungere alla fine del proprio ciclo di vita.

Utilizzare un sistema di workflow documentale consente di coordinare ed automatizzare tutte le operazioni previste per l'elaborazionetrasmissione ed archiviazione dei documenti: si possono infatti specificare le attività richieste e gli utenti da coinvolgere, garantendo il pieno e costante controllo sul proseguimento del processo.

Ecco perché il software di Document Intelligence Globe include un potente strumento di Workflow, completamente configurabile: potrete gestire in modo efficiente i processi documentali aziendali, guidando ogni utente nell'esecuzione tempestiva e corretta delle attività richieste, anche da mobile

task in corso workflow globe 4.4 

 

Caratteristiche principali del motore di workflow Globe:

  • Possibilità di gestire processi con attività sequenziali o parallele
  • Gli utenti possono interagire con lo strumento di workflow ed essere coinvolti nei flussi attraverso tutti i canali di comune utilizzo: e-mail, tablet, smartphone, web, notifiche ecc.
  • Possibilità di configurare deleghe ed eventuali solleciti automatici su attività in attesa. 
  • Ogni responsabile può assegnare o delegare le attività in carico ai propri collaboratori.
  • Possibilità di creare processi che richiedano l'interazione esterna da parte dei business partner dell'azienda.
  • Rappresentazione grafica dei flussi, per una più semplice configurazione e monitoraggio dello stato di avanzamento
 

Rappresentazione grafica dei workflow

Il motore di Workflow di Globe include un tool di rappresentazione grafica dei flussi, che permette di visualizzare in modo semplice ed immediato la configurazione e lo stato di avanzamento dei flussi di lavoro.

Lato Console di configurazione della soluzione, questo strumento permette di semplificare la gestione dei Workflow, fornendo il diagramma dei flussi (anche dei più complessi), con la possibilità di intervenire sulla loro configurazione.

globe workflow grafico console1 globe workflow grafico console2

 

Lato Utente, invece, sono disponibili tre diverse rappresentazioni grafiche, che forniscono diversi punti di vista sul proseguimento del flusso:

  • evidenza delle attività eseguite, di quelle per cui è stata superata la scadenza, quelle che sono state saltate o che sono ancora in corso;
  • visualizzazione della sequenza delle attività previste e rappresentazione del tempo impiegato per eseguire ogni passo del flusso, molto utile per individuare eventuali colli di bottiglia e quali attività richiedono il maggior impiego di tempo all’interno del flusso;
  • diagramma con visione d’insieme sul flusso, con segnalazione dei task già eseguiti e di quelli che dovranno essere eseguiti negli step successivi

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Esempi pratici

Il tool di workflow è di fondamentale importanza nella gestione dei processi documentali e consente di semplificare notevolemte le attività e l'interazione con i documenti.

Approvazione dei documenti

Il tool di workflow consente di coinvolgere le persone incaricate di gestire un determinato documento in una specifica fase, chiedendo l'approvazione o rifiuto del documento stesso.

Questo può applicarsi, ad esempio, durante il processo di fatturazione: una volta che l'amministrazione ha generato le fatture di vendita, si innesca in automatico un workflow che le invia al referente designato, il quale ne verifica la correttezza e le approva o rifiuta. In caso di approvazione la fattura viene inviata al cliente, in caso di rifiuto torna all'amministrazione con le indicazioni delle modifiche da apportare ed il flusso riparte.

Lo stesso flusso può essere applicato per l’approvazione dei pagamenti delle fatture di acquisto ricevute dai fornitori.

task approvazione fatture globe 4.4

 

Workflow legati ai contratti

La configurazione di specifici workflow è molto utile nell’ottimizzazione della gestione dei contratti: la fase di creazione di un nuovo contratto può infatti richiedere l’interazione tra diversi uffici ed attori, sia interni che esterni all’azienda, ognuno dei quali definisce specifiche parti ed è responsabile dell’approvazione o proposta di modifica del suo contenuto.

Un tool di workflow permette di definire a monte chi deve intervenire, quando e quali azioni deve compiere sul documento. I vari step del flusso, inoltre, proseguono in modo automatico man mano che ogni utente ha completato la propria parte.

Una volta che il contenuto del contratto è stato definito ed approvato, un nuovo step del workflow permette di procedere con l’invio al cliente, che può proporre eventuali modifiche o ritornare il contratto firmato per accettazione.

Il contratto potrà essere quindi archiviato, e si attiverà un nuovo workflow in prossimità della scadenza del documento.

Scopri un caso di successo di creazione e gestione di contratti fornitore per servizi e manutenzione con Globe:

gestione contratti globe

 Leggi il case history sui contratti

 

Scadenza/validità dei documenti

In Globe vi è la possibilità di impostare una data di scadenza per i documenti (si pensi ad esempio a dei certificati che hanno una determinata validità temporale, contratti con scadenza, visite mediche dei dipendenti, documenti della privacy ecc.) e di gestire in automatico che cosa accadrà una volta che si sarà arrivati in prossimità di quella data. Ad esempio, potrebbe innescarsi un workflow che invia un'e-mail con un reminder alla persona incaricata di occuparsi di quel documento, ricordando che la data di scadenza è prossima ed è quindi richiesta un'azione da parte sua (ad esempio prenotare una nuova visita medica per il dipendente in questione, richiedere un nuovo certificato, rinnovare o eliminare il documento ecc.).

La possibilità di impostare delle date di scadenza è fondamentale per potersi adeguare al GDPR, che richiede che venga definita una policy sulla durata del trattamento e conservazione dei dati: dopo questo periodo, i dati raccolti devono essere eliminati.

 

Documenti nella produzione su commessa

Lo strumento di workflow può essere utilizzato anche per la gestione del flusso documentale delle attività di produzione su commessa, in modo sia sequenziale che parallelo: ad esempio ogni volta che viene creato un nuovo documento di progetto, si innesca un workflow che coinvolge i vari uffici (commerciale, grafico, acquisti, produzione ecc.), guidando ogni utente nella realizzazione dei documenti tecnici e commerciali necessari e nell'inserimento della commessa nell'ERP. Grazie ad un cruscotto centrale si potrà seguire lo stato di avanzamento delle attività. Man mano che il progetto avanza i documenti verranno archiviati automaticamente nelle cartelle corrette all'interno di Globe, oltre ad essere collegati tra di loro tramite link e raccolti in Dossier (ad esempio dossier cliente e dossier progetto) mantenuti sempre aggiornati. 

fasi workflow produzione commessa

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