Perché la gestione documentale digitale può fare la differenza per le aziende? Qualsiasi impresa, di qualsiasi dimensione essa sia, dovrebbe rivalutare i propri flussi di lavoro nella prospettiva di migliorare le operazioni d’ufficio, l’efficienza e la produttività. Da questo punto di vista, la gestione documentale può portare a grandi risparmi ed accrescere la profittabilità dell’azienda.

Maggior efficienza e velocità con la gestione documentale

Document management smallI software di gestione documentale permettono ai tutti i reparti aziendali, siano essi amministrativi, di produzione, gestione del personale o acquisti ad esempio, di risparmiare molto del tempo spesso sprecato durante i processi di archiviazione e recupero/ricerca di documenti cartacei. Grazie al cloud e alle app per esempio, i documenti diventano inoltre disponibili ovunque e in qualsiasi momento.

Risparmiare sulle spese

Un sistema di archiviazione e gestione documentale ben progettato non solo permette di risparmiare tempo, ma anche di tagliare tutti quei costi legati all’acquisto di cancelleria e carta e allo spazio di archiviazione necessario per riporre in modo organizzato i documenti cartacei.

I risparmi sono legati poi anche al minor tempo necessario per compiere le operazioni legate ai documenti, che può essere utilizzato dagli utenti per svolgere attività a maggior valore aggiunto.

La gestione documentale porta redditività e crescita

top 10 paperless small

L’efficienza generata da un ufficio paperless può essere massimizzata se combinata con altri strumenti, come quelli per la gestione dei flussi di lavoro (workflow management).
Tra le altre cose, essi permettono di fornire automaticamente ad ogni utente precise istruzioni per la corretta esecuzione di ogni step di un processo che coinvolge documenti.

Gli uffici paperless quindi permettono di raggiungere notevoli riduzioni in termini di costi, tempi di esecuzione delle operazioni legate ai documenti, rischi e durata dei periodi di formazione, oltre a portare ad una migliore performance negli indicatori di crescita chiave.

Un software documentale, in pratica, consente alle imprese di fare di più in meno tempo e con meno costi.

Documenti al sicuro con i software documentali

La gestione elettronica documentale e la condivisione dei file rappresentano il modo più sicuro per archiviare e trasmettere documenti riservati o contenenti informazioni sensibili. Lo scambio e gestione manuale della documentazione, infatti, porta ad un alto rischio di smarrimento dei documenti, oltre alla possibilità che finiscano nelle mani di persona non autorizzate a prendere visione di determinate informazioni.

Archiviazione e gestione documentale digitale per tempi di risposta più rapidi

I software di gestione documentale permettono, infine, di accedere più velocemente ed in modo maggiormente accurato alle informazioni, grazie alle funzionalità integrate di ricerca e di classificazione dei documenti.

L'utente non dovrà più sprecare tempo alla ricerca di un singolo documento, che magari non è stato riposto nel posto giusto oppure si trova tra altre centinaia di documenti, che dovranno essere censiti uno ad uno alla riceca di quello corretto. Questo non solo fa aumentare la produttività ma anche la qualità percepita dai clienti.

 

Fonte: CPA Practice Advisor

 

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