La gestione documentale digitale può fare la differenza per le aziende.

Qualsiasi impresa, di qualsiasi dimensione essa sia, dovrebbe rivalutare i propri flussi di lavoro nella prospettiva di migliorare le operazioni d’ufficio, l’efficienza e la produttività.

Da questo punto di vista, la gestione documentale permette di ottimizzare i processi e quindi è in grado di portare a grandi risparmi ed accrescere la profittabilità dell’azienda.

Ecco 5 motivi concreti per cui la vostra impresa dovrebbe affidarsi ad una gestione digitale dei documenti:

1. Maggior efficienza e velocità con la gestione documentale

Document management smallI software di gestione documentale permettono ai tutti i reparti aziendali (amministrazione, produzione, gestione del personale, ufficio tecnico o acquisti ad esempio) di velocizzare i processi di archiviazione e recupero/ricerca dei documenti.

Grazie alle versioni web e alle app, i documenti diventano inoltre disponibili ovunque e in qualsiasi momento.

2. Risparmio sulle spese grazie ai documenti digitali

Un sistema di archiviazione e gestione documentale ben progettato permette anche di tagliare tutti quei costi legati all’acquisto di cancelleria e carta e allo spazio di archiviazione necessario per riporre in modo organizzato i documenti cartacei.

I risparmi sono legati poi anche al minor tempo necessario per compiere le operazioni legate ai documenti (ricerca, condivisione, modifica, consultazione...), che può essere utilizzato dagli utenti per svolgere attività a maggior valore aggiunto per l'impresa.

3. La gestione documentale porta redditività e crescita

top 10 paperless small

L’efficienza generata da un ufficio paperless può essere massimizzata se combinata con altri strumenti, come quelli per la gestione dei flussi di lavoro (workflow management).
Tra le altre cose, essi permettono di fornire automaticamente ad ogni utente precise istruzioni per la corretta esecuzione di ogni step di un processo che coinvolge documenti.

Gli uffici paperless, quindi, raggiungono notevoli riduzioni in termini di costi, tempi di esecuzione delle operazioni legate ai documenti, rischi e durata dei periodi di formazione, oltre ad avere una migliore performance negli indicatori di crescita chiave.

Un software documentale, in pratica, consente alle imprese di fare di più in meno tempo e con meno costi.

4. Documenti al sicuro con i software documentali

La gestione elettronica documentale e la condivisione dei file rappresentano il modo più sicuro per archiviare e trasmettere documenti riservati o contenenti informazioni sensibili. Lo scambio e gestione manuale della documentazione, infatti, porta ad un alto rischio di smarrimento dei documenti, oltre alla possibilità che finiscano nelle mani di persone non autorizzate a prendere visione di determinate informazioni.

Da maggio 2018, con l'avvento del GDPR, il tema della sicurezza e riservatezza delle informazioni contenute nei documenti è diventato ancora più sentito per qualsiasi azienda che tratti dati di persone residenti nell'Unione Europea: un motivo in più per iniziare a gestire i documenti in modo centralizzato e controllato, sfruttando le possibilità fornite dai software documentali di personalizzare i livelli di autorizzazione ed accesso alle varie tipologie di documenti.

5. Archiviazione e gestione documentale digitale per tempi di risposta più rapidi

I software di gestione documentale permettono, infine, di accedere più velocemente ed in modo maggiormente accurato alle informazioni, grazie alle funzionalità integrate di ricerca e di classificazione dei documenti.

L'utente non dovrà più sprecare tempo alla ricerca di un singolo documento, che magari non è stato riposto nel posto giusto oppure si trova tra altre centinaia di documenti, che dovranno essere censiti uno ad uno alla riceca di quello corretto.

La possibilità di identificare e localizzare in modo rapido e preciso il documento di cui si necessita, non solo fa aumentare la produttività ma anche la qualità percepita dai clienti.

 

Fonte: CPA Practice Advisor

 

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