La gestione documentale digitale può fare la differenza: consente alle imprese di fare di più, in meno tempo, in modo più preciso e con meno costi.

Ogni impresa, a qualsiasi settore essa appartenga, dovrebbe rivalutare i propri flussi di lavoro nella prospettiva di migliorare le operazioni d’ufficio, l’efficienza e la produttività.

Questi obiettivi possono essere raggiunti scegliendo di gestire digitalmente documenti e processi: potrai ottimizzare i numerosissimi flussi, trasversali a diversi reparti aziendali, che coinvolgono la creazione, condivisione e consultazione dei documenti.

Raggiungerai così grandi risparmi ed accrescerai la profittabilità dell’azienda.

 

Ecco nel dettaglio 5 motivi concreti per cui la tua impresa dovrebbe affidarsi ad una gestione digitale dei documenti:

 

1. Maggior efficienza e velocità con la gestione documentale

Document management smallI software di gestione documentale permettono ai tutti i reparti aziendali (amministrazione, vendite, gestione del personale, ufficio tecnico,  acquisti, qualità, produzione ad esempio) di velocizzare i processi di creazione, condivisione, archiviazione, ricerca e consultazione dei documenti, riducendo al minimo l'impegno necessario per portare a termine le attività ed assicurando la massima precisione.

Grazie alle soluzioni che propongono, oltre alla classica applicazione utilizzabile da pc, versioni webapp, i documenti diventano inoltre disponibili ovunque ed in qualsiasi momento.

 

2. Risparmio sulle spese grazie ai documenti digitali

Un sistema di archiviazione e gestione documentale ben progettato permette anche di tagliare molti costi.

Si pensi ad esempio a tutte le spese legate all’acquisto di cancelleria, carta, dispositivi di stampa, allo spazio di archiviazione necessario per riporre in modo organizzato i documenti cartacei o ai costi di spedizione tramite posta o corriere dei documenti.

Ma i risparmi principali sono legati al minor tempo necessario per compiere attività che coinvolgono i documenti (creazione, ricerca, condivisione, modifica, consultazione...), lasciando più spazio alle persone per svolgere attività strategiche per l'impresa.

  

3. La gestione documentale porta redditività e crescita

top 10 paperless small

L’efficienza generata da un ufficio paperless può essere massimizzata se combinata con altri strumenti, come quelli per la gestione dei flussi di lavoro (workflow management).

Tra le altre cose, essi guidano automaticamente ogni utente nella corretta esecuzione degli step previsti da uno specifico flusso di lavoro, coinvolgendo al momento giusto la persona di cui è richiesto il contributo.

Le aziende paperless, quindi, vedono ridursi notevolmente costi, tempi di esecuzione delle operazioni, rischi di errore o di smarrimento dei documenti e durata dei periodi di formazione, oltre ad avere migliori performance (monitorabili attraverso KPI precisi ed aggiornati in real time).

  

4. Documenti ed informazioni al sicuro con le soluzioni documentali

La digitalizzazione della gestione documentale rappresenta il modo più sicuro per archiviare, gestire e condividere documenti ed informazioni riservati o sensibili.

Lo scambio e gestione manuale della documentazione, infatti, porta ad un alto rischio di smarrimento dei documenti, oltre alla possibilità che finiscano nelle mani di persone non autorizzate a prendere visione di determinate informazioni.

Da maggio 2018, con l'avvento del GDPR, il tema della sicurezza e riservatezza delle informazioni contenute nei documenti è diventato ancora più sentito: un motivo in più per iniziare a gestire i documenti in modo centralizzato e controllato, sfruttando le possibilità fornite dai software documentali di personalizzare i livelli di autorizzazione ed accesso alle varie tipologie di documenti e di tenere traccia delle azioni compiute da ogni utente.

 

5. Archiviazione e gestione documentale digitale per tempi di risposta più rapidi

I software di gestione documentale permettono, infine, di accedere più velocemente ed in modo maggiormente accurato alle informazioni, grazie alle funzionalità integrate di ricerca e di classificazione dei documenti.

L'utente non dovrà più sprecare tempo alla ricerca di un singolo documento, che magari non è stato riposto nel posto giusto oppure si trova tra altre centinaia di documenti, che dovranno essere censiti uno ad uno alla ricerca di quello corretto.

La possibilità di identificare e localizzare in modo rapido e preciso le informazioni di cui si ha bisogno, non solo fa aumentare la produttività ma anche la qualità percepita dai clienti, che riceveranno risposte precise in tempi brevi e saranno maggiormente soddisfatti del servizio.

 

Fonti: CPA Practice Advisor

 

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