conservazione sostitutiva vantaggi

Utilizzare un sistema di archiviazione, gestione documentaleconservazione sostitutiva a norma di legge permette di creare, inviare, gestire, archiviare e conservare documenti in formato digitale (siano essi nativi o cartacei acquisiti tramite scanner).

Tra i documenti che possono, o meglio devono, essere mandati in conservazione a norma di legge troviamo le fatture elettroniche, sia che siano destinate alla PA (fepa), sia che siano emesse da un professionista/azienda verso altro soggetto titolare di partita IVA o un privato (fattura B2B).

 

Come archiviare le fatture elettroniche

Un software di gestione documentale è la scelta migliore per raccogliere ed archiviare in unico punto tutte le fatture elettroniche inivate e ricevute, ma soprattutto per gestirle in modo semplice ed efficiente.

Potrete infatti organizzare le fatture secondo le vostre esigenze, indicizzarle, ricercarle e trovarle velocemente, consultarle in un formato leggibile, ma anche condividerle e tenere costantemente traccia del loro stato una volta inviate.

Questo tipo di software è inoltre in grado di integrarsi con i servizi di conservazione a norma di legge, permettendovi di gestire quindi tutto ciò che riguarda il ciclo di vita della fattura. 

 

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

Da gennaio 2019 chiunque emetta una fattura è obbligato ad emetterla in formato specifico per la fatturazione elettronica, secondo quanto stabilito dalla legge, ma anche a portarla in conservazione sostitutiva.

La conservazione sostitutiva a norma di legge comprende un insieme di procedure informatiche che garantiscono nel tempo l’integrità e validità dei documenti emessi, archiviati e conservati digitalmente. In questo modo una fattura elettronica assume lo stesso valore legale di una fattura cartacea tradizionale, ma si aggiungono notevoli vantaggi in termini di tempo, spazio e costi.

Portare in conservazione sostituiva i propri documenti permette di liberare tutto lo spazio occupato fisicamente dai documenti cartacei, oltre ad eliminare il rischio di smarrimento e rendere più veloce e facile la ricerca. 

Se una fattura cartacea viene perfezionata con la consegna del documento, quando si ha a che fare con una fattura elettronica il perfezionamento avviene con la trasmissione e conservazione del documento attraverso specifici processi informatici, che rendono il documento immodificabile dopo la trasmissione e la ricezione da parte del destinatario.

Per la conservazione a norma potete scegliere di affidarvi ad un provider specializzato in questo tipo di servizio, oppure potete aderire al servizio gratuito messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate che, una volta sottoscritto, vi permette di mandare automaticamente in conservazione a norma di legge tutte le fatture che sono transitate per il Sistema di Interscambio, sia quelle inviate che quelle ricevute.

 

Differenza tra fattura digitale e fattura cartacea tradizionale

Con l'introduzione dell'obbligo di fatturazione elettronica stiamo assistendo al passaggio dalla tradizionale fattura cartacea con firma, timbro e marca da bollo, ad una fattura in formato digitale (che può essere sottoscritta con firma digitale) e su cui si utilizza un bollo virtuale. Nel momento in cui viene mandata in conservazione, inoltre, viene apposta una marca temporale (timestamp), che certifica l'orario e data in cui il responsabile ha creato il file elettronico.

Il processo di conservazione digitale rende quindi un documento non deteriorabile nel tempo e garantisce integrità ed autenticità: può essere applicata non solo alle nuove fatture, ma può essere utilizzata anche per trasferire e processare in modo informatico anche fatture cartacee precedentemente emesse.

 

Conservazione sostitutiva di documenti analogici

Per quanto riguarda gli operatori commerciali che desiderano trasferire su supporto informatico le fatture cartacee, il procedimento da seguire è il seguente:

  • Emettere la fattura originale con il software o procedere alla scansione del documento cartaceo
  • Apporre la firma digitale.
  • Indicizzare la fattura: indicare numero progressivo, Partita IVA del cliente/fornitore, servizio/prodotto, per renderla subito rintracciabile nel sistema di gestione documentale.
  • Inserire il documento nell'apposito lotto di conservazione (cioè un insieme di fatture elettroniche emesse nello stesso spazio temporale)
  • chiusura del lotto con marca temporale e firma digitale da parte del Responsabile della conservazione sostitutiva.

A questo punto la copia cartacea può essere eliminata.

 

Fonte: Guidafisco

 

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