Globe tips workflow approvativoIn qualsiasi azienda vi sono specifiche tipologie di documenti che richiedono di essere approvati prima di passare alla fase successiva del proprio ciclo di vita.

L’approvazione di un documento si delinea come un processo fatto di diversi step, ognuno dei quali coinvolge determinati attori, che dovranno effettuare specifici controlli sul documento e decidere se il documento può procedere al prossimo step del flusso.

 

Senza un software di gestione documentale questo si traduce in:

  • continuo scambio di e-mail, telefonate e stampe
  • impossibilità di tenere tracciato ed aggiornato in real time il flusso
  • rischio di utilizzare versioni differenti dello stesso documento, a causa di errori durante lo scambio tra le persone coinvolte

 

Come gestire facilmente, in modo digitale e sicuro i flussi approvativi dei documenti?

Il software documentale Globe include un potente strumento di Workflow, completamente configurabile.

I processi approvativi potranno essere gestiti in modo centralizzato da Globe, sia da desktop, che da client web, che da app.

 

Basterà definire in Globe, per uno specifico tipo di documento, quali sono i vari step, quali utenti devono essere coinvolti in ogni fase, quale specifica azione è richiesta ad un determinato utente ed in quale momento.

Ogni fase potrà essere mantenuta sotto controllo grazie ad un cruscotto: per ogni documento sarà possibile visualizzare a quale punto del flusso di approvazione si è arrivati, quale utente ha fatto cosa e quando.

In caso di necessità, inoltre, vi è la possibilità di delegare l’approvazione di un documento ad un altro collega abilitato.

 

Qualche esempio di flusso di approvazione dei documenti

Approvazione di fatture

L’amministrazione genera la fattura da inviare al cliente, in cui sono riepilogate, ad esempio, una serie di attività/servizi svolti.

Una volta che la fattura è stata emessa, essa viene acquisita da Globe, che automaticamente innesca un flusso di approvazione: ogni commerciale (o qualsiasi altra persona di riferimento) riceverà notifica di controllare le fatture dei clienti che segue (visualizzate nel monitor dei task in corso) e, dopo aver verificato la correttezza di quanto riportato in fattura (ad es. scontistische, tipi di attività fatturate ecc.) potrà accettare o rifiutare la fattura.

Se riscontra degli errori nella fattura, l’utente potrà rifiutarla, indicandone il motivo.

In automatico il documento tornerà in carico all’amministrazione, che provvederà ad effettuare le modifiche richieste, per poi mandare nuovamente in approvazione il documento così modificato.

Se il documento è corretto, la persona di riferimento lo approva e l’amministrazione riceve una notifica di accettazione.

task approvazione fatture globe 4.4

A questo punto si può decidere di inviare tutte le fatture approvate nello stesso momento. L’amministrazione potrà selezionare tutte le fatture approvate all’interno di Globe ed effettuare un invio automatico: questo significa che Globe creerà una mail con un testo standard preimpostato, allegherà il documento e lo invierà alla mail inserita nell’anagrafica del cliente.

Lo stesso discorso vale per le fatture passive: ogni volta che viene ricevuta una fattura da un fornitore, si innesca automaticamente un workflow che richiede ad uno specifico utente di approvare o rifiutare il pagamento della fattura ricevuta.

 

Per saperne di più leggi il case history di Arneg Spa:

Vedi il caso Approvazione fatture - Arneg Spa

 

 

Approvazione delle richieste d’acquisto

Allo stesso modo delle fatture, anche le Richiesta d’Acquisto possono seguire un iter approvativo.

globe approvazione task mantovani e vicentini

Ogni volta che a gestionale viene creata una richiesta d’acquisto, essa potrà essere acquisita automaticamente da Globe, che farà partire un workflow autorizzativo.

L’utente incaricato riceverà una notifica via e-mail contenente un link ad una pagina web, da cui l’approvatore potrà decidere se approvare o meno la richiesta.

 

Per saperne di più leggi il case history di Mantovani e Vicentini:

Vedi il caso Approvazione RdA - Mantovani e Vicentini 

 

Approvazione di contratti

Anche il processo di creazione di contratti richiede spesso delle fasi approvative, soprattutto se vi sono più utenti/reparti che si devono occupare di parti diverse del documento (ad es. ufficio acquisti, commerciale e ufficio legale).

Grazie alla funzionalità di Globe che permette di impostare flussi di lavoro personalizzati, sarà possibile definire le varie fasi di creazione del documento e gli utenti che dovranno intervenire in ciascuna di esse.

Lo scambio del documento tra i vari utenti sarà sempre tracciato in real time e le diverse versioni saranno sempre disponibili, senza il rischio che qualcun altro lavori sul documento prima che l’utente incaricato della fase precedente abbia terminato il proprio task o ricevuto l’approvazione di quanto inserito.

Inoltre, ogni utente riceverà una notifica nel momento in cui sarà richiesto qualche tipo di approvazione (approvazione dei contenuti inseriti da parte dell’ufficio legale e passaggio del documento alla fase successiva di creazione, approvazione della versione finale del documento e passaggio da bozza a versione definitiva, approvazione dell’invio del documento definitivo al cliente/fornitore ecc)

 

 

Sei interessato alla gestione dei workflow con il software documentale Globe e vorresti vedere come funziona?

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