Globe tips workflow approvativoIn qualsiasi azienda ci sono specifiche tipologie di documenti che richiedono di essere approvati prima di passare alla fase successiva del proprio ciclo di vita.

L’approvazione di un documento si delinea come un processo fatto di diversi step, ognuno dei quali coinvolge determinati attori, che devono effettuare specifici controlli e decidere se il documento può procedere al prossimo step del flusso.

 

Nelle imprese che adottano una gestione documentale tradizionale o poco automatizzata questo si traduce in:

  • continuo scambio di e-mail, telefonate e stampe
  • impossibilità di tenere tracciato ed aggiornato in real time il flusso
  • rischio di utilizzare versioni differenti dello stesso documento, a causa di errori durante lo scambio tra le persone coinvolte

 

Come gestire facilmente, in modo digitale e sicuro i flussi approvativi dei documenti?

Il software documentale Globe include un potente strumento di Workflow grafico, completamente configurabile.

I processi approvativi possono essere gestiti in modo centralizzato con Globe, ovunque ci si trovi, tramite applicazione desktopclient web o app.

 

É sufficiente definire in Globe, per uno specifico tipo di documento, quali sono i vari step, quali utenti devono essere coinvolti in ogni fase, quale specifica azione è richiesta ad un determinato utente ed in quale momento.

Lo stato di avanzamento può essere mantenuto sotto controllo grazie ad un cruscotto: per ogni documento è possibile visualizzare a quale punto del flusso di approvazione si è arrivati, quali azioni sono state svolte da ogni utente e quando.

In caso di necessità, inoltre, vi è la possibilità di delegare l’approvazione di un documento ad un altro collega abilitato.

 

Qualche esempio di flusso di approvazione dei documenti

Il motore di Workflow di Globe permette di configurare e personalizzare flussi sulla base delle specifiche esigenze dell'azienda, con la possibilità di dialogare anche con altri applicativi aziendali.

Dopo una prima fase di analisi per definire quali step seguono i documenti da approvare nella gestione tradizionale, si passa ad una fase di consulenza per definire come trasformare questi flussi in ottica digitale all'interno di Globe, come automatizzarli e come ottimizzare alcuni step critici in cui si sono rilevati inefficienze e colli di bottiglia.

 

Ecco alcuni esempi di configurazione di flussi approvativi all'interno di Globe:

 

Approvazione di fatture

  • L’amministrazione genera all'interno del gestionale la fattura di vendita da inviare al cliente e la emette.
  • La fattura viene acquisita da Globe e si innesca un flusso di approvazione: gli approvatori prescelti ricevono una notifica via mail che richiede di controllare una specifica fattura, con un link che rimanda alla stessa.
  • Cliccando sul link, si apre una pagina web nel browser in cui l'approvatore può verificare la correttezza di quanto riportato in fattura.
  • Se riscontra degli errori nella fattura, l’utente può rifiutarla, indicandone il motivo. In automatico il documento torna in carico all’amministrazione, che provvede ad effettuare le modifiche richieste, per poi mandare nuovamente in approvazione il documento così modificato.
  • Se il documento è corretto, la persona di riferimento lo approva e l’amministrazione riceve una notifica di accettazione.

 

L'approvatore può consultare la lista dei documenti che gli sono stati assegnati e procedere all'approvazione anche all'interno dell'applicazione desktop di Globe e tramite App.

task approvazione fatture globe 4.4

A questo punto l’amministrazione potrà selezionare tutte le fatture approvate all’interno di Globe ed effettuare un invio automatico: questo significa che Globe creerà una mail con un testo standard preimpostato, allegherà il documento e lo invierà alla mail inserita nell’anagrafica del cliente.

Lo stesso discorso vale per le fatture passive: ogni volta che viene ricevuta una fattura da un fornitore, si innesca automaticamente un workflow che richiede ad uno specifico utente di approvare o rifiutare il pagamento della fattura ricevuta.

 

Per saperne di più leggi il case history di Arneg Spa:

Vedi il caso Approvazione fatture - Arneg Spa

 

 

Approvazione delle richieste d’acquisto

Allo stesso modo delle fatture, anche le Richieste d’Acquisto (RDA) possono seguire un iter approvativo.

globe approvazione task mantovani e vicentini

Ogni volta che a gestionale viene creata una richiesta d’acquisto, viene acquisita automaticamente da Globe e si innesca un workflow autorizzativo.

L’utente incaricato riceve una notifica via e-mail contenente un link ad una pagina web, da cui l’approvatore può decidere se approvare o meno la richiesta.

 

Per saperne di più leggi il case history di Mantovani e Vicentini:

Vedi il caso Approvazione RdA - Mantovani e Vicentini 

 

 

Approvazione di contratti

Anche il processo di creazione di contratti richiede spesso delle fasi approvative, soprattutto se vi sono più utenti/reparti che si devono occupare di parti diverse del documento (ad es. ufficio acquisti, commerciale e ufficio legale).

Grazie alla funzionalità di Globe che permette di impostare flussi di lavoro personalizzati, è possibile definire le varie fasi di creazione del documento e gli utenti che dovranno intervenire in ciascuna di esse.

Lo scambio del documento tra i vari utenti è sempre tracciato in real time e le diverse versioni sono sempre disponibili, senza il rischio che qualcun altro lavori sul documento prima che l’utente incaricato della fase precedente abbia terminato il proprio task o ricevuto l’approvazione di quanto inserito.

Inoltre, ogni utente riceve una notifica nel momento in cui è richiesto qualche tipo di approvazione (approvazione dei contenuti inseriti da parte di un altro ufficio e passaggio del documento alla fase successiva di creazione, approvazione della versione finale del documento, approvazione dell’invio del documento definitivo al cliente/fornitore ecc)

 

Per saperne di più leggi il case history sulla Creazione e gestione dei contratti fornitore per servizi e manutenzione:

Vedi il caso creazione e gestione contratti fornitori 

 

 

 

 

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Possiamo fornirti tutta la consulenza necessaria per rivedere gli attuali flussi approvativi in ottica digitale ed automatizzata sfruttando il software Globe! 

 

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