Globe tips trasferte nte spesa

Avere un quadro completo delle trasferte effettuate mensilmente dal personale e dei permessi ferie fruiti è vitale per ogni reparto amministrativo e HR.

Correlati alla trasferte ci sono poi i vari costi sostenuti dal dipendente per vitto, alloggio, trasporto, di cui si deve tenere conto per la generazione di eventuali nota spese e conseguenti rimborsi.

Un piano ferie e trasferte condiviso tra i vari uffici, inoltre, permette di avere sempre pieno controllo sugli eventuali impegni fuori sede dei colleghi con cui si deve interagire, anche se ricoprono un ruolo in altri reparti aziendali.

 

Il software Globe perette di avere una gestione efficiente e precisa di tutti questi aspetti, grazie agli strumenti di dataview, ai form compilabili dall'utente ed ai flussi automatici.

 

Inserimento di richieste di trasferte, ferie o permessi con Globe

Quando un dipendente deve pianificare una trasferta o richiedere ferie, potrà farlo molto semplicemente con il software documentale Globe, sia da client Windows, che da versione web, che da App.

Attraverso un'azione appositamente configurata, infatti, ognuno ha la possibilità di compilare un form con tutte le informazioni necessarie, ad esempio:

  • Tipo di richiesta: trasferta, ferie o permesso
  • Cliente o Fornitore per cui si effettua la trasferta
  • Descrizione della richiesta
  • Data da...a... 
  • Giornata intera o solo alcune ore

Flussi automatici per la gestione delle richieste

Una volta inserita la richiesta, Globe genera in automatico un documento PDF contenente tutte le informazioni inserite ed avvia un flusso approvativo.

Coloro che si occupano dell'approvazione delle richieste di trasferta/ferie ricevono una notifica via mail, che chiede loro di scegliere se approvare o rifiutare la richiesta. Lo stato del documento viene aggiornato di conseguenza ed il richiedente riceve a sua volta una notifica sull'esito dell'approvazione.

Oltre alla generazione automatica del documento, un DataView a griglia all'interno di Globe viene aggiornato, con l'aggiunta dell'appuntamento di trasferta/ferie: così si potrà avere già a prima vista un'idea globale di chi sarà fuori sede in un determinato periodo. 

Richiesta 2Richiesta 3 Piano Ferie 1

La generazione automatica delle nota spese con Globe

Per ogni trasferta inserita, Globe procede alla generazione automatica di un documento Nota spese, creato da modello Word compilabile ed inizialmente non contenente alcuna voce di spesa.

Il dipendente procede quindi all'inserimento delle varie voci di spesa legate alla trasferta e dei documenti relativi alle spese inserite (ad es. scontrini, fatture, ricevute, prenotazioni ecc.): Globe aggiorna di conseguenza, in modo automatico, il modello nota spese con i dettagli inseriti.

Il reparto amministrativo può quindi procedere alla verifica delle spese inserite dal dipendente e far creare così a Globe la versione definitiva della Nota spese di viaggio e trasferta.

Nota Spese 1bNota Spese 2 Nota Spese 5

 

 

 

Con Globe quindi, tutto il flusso di pianificazione e rendicontazione delle trasferte dei dipendenti è tracciato, automatico e semplice da gestire e la creazione della documentazione Nota Spesa diventa molto più rapida e meno soggetta ad errori e dimenticanze.

 

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