Per prepararsi alla ripartenza, dopo la chiusura forzata a causa dell’emergenza legata al Covid-19 o al rientro dalla ferie estive, le imprese devono mettere in atto tutte le misure di sicurezza possibili per prevenire la diffusione del virus ed i casi di contagio sul posto di lavoro.

Per tutelare i propri dipendenti, può essere predisposta una procedura che permette di programmare il rientro in sicurezza sul posto di lavoro, sottoponendo ad esempio al personale un questionario volto a verificarne lo stato di salute prima del rientro.

In questo modo l’azienda, in collaborazione con il medico competente, potrà effettuare tutte le valutazioni necessarie ad una ripartenza in piena sicurezza.

Dopo una prima fondamentale consulenza per analizzare le peculiarità operative dell’azienda, possono essere definiti i vari step della procedura che dovrà essere seguita dal personale dipendente per poter riprendere la propria attività lavorativa.

Questa procedura può essere configurata e personalizzata all’interno del software documentale Globe, implementando un flusso di lavoro che permette di verificare lo stato di salute dei dipendenti nel pieno rispetto della privacy e di coinvolgere l’ufficio HR, i dipendenti ed il medico competente con procedure automatizzate, anche da mobile o tramite browser.

 

Generazione ed invio automatico ai dipendenti di questionari relativi allo stato di salute durante l’emergenza Covid-19

Come prima cosa Globe può essere integrato all’eventuale software utilizzato dall’ufficio Risorse Umane ed andare a leggere da qui le anagrafiche dipendente.

A partire da queste anagrafiche, Globe genera automaticamente il questionario relativo allo stato di salute del dipendente da modello, corredato dalla relativa informativa privacy.

Sempre in automatico, Globe provvede a compilare ed inviare all’indirizzo associato ad ogni dipendente una mail contenente un link al questionario.

 

1 email covid dipendente

 

Possono anche essere previsti dei solleciti periodici automatici nel caso il dipendente non lo avesse ancora compilato.

 

Compilazione del questionario da parte dei dipendenti

Ogni dipendente riceve un’e-mail contenente un link, che una volta cliccato apre il questionario e la relativa maschera di compilazione di Globe in una pagina Web.

Il dipendente può quindi procedere alla compilazione sia da pc, che da smartphone, che da tablet.

2 compilazione questionario 3 compilazione questionario
5 compilazione questionario mobile 6 compilazione questionario mobile

Una volta compilati tutti i campi e confermato l’invio, il dipendente riceve un’e-mail di conferma, contenente anche la copia in formato PDF del questionario compilato.

 7 email questionario compilato

 

Monitoraggio dei questionari da parte del medico e dell’ufficio HR

Il personale dell’ufficio Risorse Umane ed il medico hanno la possibilità di monitorare la documentazione ed i flussi di propria competenza in modalità differenti.

 

Monitoraggio dell’invio e compilazione dei questionari da parte dell’ufficio HR

All’interno di Globe, l’ufficio risorse umane può mantenere sempre monitorato lo stato di invio e compilazione dei questionari tramite un data view ed applicare eventualmente dei filtri alla visualizzazione.

8 controllo questionario ufficio HR

Da qui il personale dell’ufficio HR può anche provvedere al re-invio manuale del questionario a specifici dipendenti.

Ad ogni modo è possibile configurare i permessi affinché il personale dell’ufficio risorse umane non abbia accesso alle risposte fornite dai dipendenti, nel pieno rispetto delle normative sulla privacy, ma solamente alle informazioni relative all’invio e compilazione del questionario.

 

Monitoraggio dell’invio e compilazione dei questionari da parte del medico competente

Il medico competente invece può accedere al portale Web di Globe tramite delle credenziali dedicate.

Da qui può verificare lo stato dei questionari (inviato/compilato) e filtrare i dati (ad es. per mansione del dipendente, filiale, data di assunzione ecc.)

Al medico inoltre possono essere configurati i permessi per la visualizzazione delle risposte al questionario e fornita la possibilità di scaricare un file Excel contenente la lista dei questionari e le relative risposte.

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