Globe tips portale fascicolo dipendenti digitaleInteragire con i dipendenti e scambiare documenti ed informazioni in modo rapido ed efficiente, garantendo al contempo il rispetto della privacy, è un’esigenza sempre più incalzante per tutte le imprese.

Una necessità che diventa ancor più prioritaria per quelle realtà che hanno diversi sedi o punti vendita o in cui il personale lavora spesso da fuori ufficio (dinamica sempre più ricorrente con l’avvento dello “smart working” e modalità operativa ricorrente per chi ha un ruolo commerciale o tecnico per cui sono previste trasferte spesso e volentieri).

Purtroppo, però, la gestione tradizionale dei documenti e dell’interazione con il personale, basata sull’utilizzo massiccio della carta, non permette grandi spazi di manovra in ottica di ottimizzazione dello scambio di informazioni.

Tutti noi stiamo invece imparando a cogliere le opportunità che la digitalizzazione può offrirci: rendere digitali i processi che coinvolgono il personale e l’ufficio risorse umane non solo è possibile, ma anche molto vantaggioso rispetto ad una gestione tradizionale.

Vediamo come l’ufficio risorse umane può dare una svolta alla gestione del personale grazie alle soluzioni digitali!

 

Gestione dei documenti dipendenti e fascicoli del personale digitale

Cosa significa rivedere in ottica digitale i processi del reparto HR?

  • Digitalizzare tutti i documenti
  • Classificarli ed archiviarli digitalmente
  • Organizzarli in modo automatico secondo regole prestabilite (ad es. fascicolo dipendente che si autoalimenta, raccogliendo in un unico punto tutta la documentazione che riguarda una specifica persona)
  • Creare un canale per lo scambio digitale di documenti ed informazioni con i dipendenti
  • Fornire la possibilità ai dipendenti di consultare lo storico dei propri documenti, in qualsiasi momento ed ovunque si trovino, tramite piattaforme web/app
  • Poter gestire in modo strutturato ed automatizzato i processi ed i workflow che coinvolgono il personale (colloqui, presenze, trasferte, ferie, firma di documenti, comunicazioni interne ecc.)
  • Far firmare digitalmente i documenti, eliminando definitivamente la dipendenza dal cartaceo

 

Un primo fondamentale step: digitalizzare i documenti

Al giorno d’oggi ormai la totalità dei documenti aziendali viene generata in formato digitale: CV, contratti, lettere di assunzione, LUL, buste paga e cedolini, CU, TFR, informative privacy ecc.

Se ci sono documenti che devono essere necessariamente stampati, ad esempio perché devono essere firmati (ma anche in questo caso vedremo che è possibile digitalizzare questo passaggio), o che esistono solamente in formato cartaceo, un primo step fondamentale è quello di acquisirli tramite scanner e salvarli in formato digitale PDF.

Una volta che tutti i nostri documenti sono in formato digitale possiamo passare al prossimo step: archiviarli digitalmente.

 

L’archiviazione e gestione digitale che ci semplifica la vita

Avere tutti i documenti in formato digitale non è sufficiente per poter portare davvero maggior efficienza nel reparto risorse umane aziendale.

Il secondo step richiede di scegliere come e dove archiviare e gestire tutti questi documenti.

 

La classica archiviazione in cartelle e sottocartelle, anche se in un repository condiviso tra gli addetti dell’ufficio HR, è poco funzionale:

  • ognuno può seguire una propria logica nel decidere dove salvare uno specifico documento
  • l’assegnazione del nome al file è del tutto arbitraria
  • si rischia di avere documenti duplicati, ma salvati con nomi diversi
  • diventa difficoltoso ricercare i documenti: devo ricordarmi in quale cartella ho salvato lo specifico documento, sapere come è stato nominato e scorrere tutti i documenti fino a che non trovo quello corretto
  • vi sono lacune e rischi nella gestione degli accessi e della privacy
  • Non vi è traccia di quando, da chi e con chi il documento è stato condiviso e con che strumento.

Esistono invece strumenti ad hoc, pensati proprio per questa attività: le piattaforme per la gestione di processi e documenti come Globe.

Archiviare digitalmente i documenti sfruttando questa piattaforma porta molti vantaggi:

 

Classificazione

ricerca documenti globe 4.4Con Globe la classificazione dei documenti viene standardizzata: quando carichi un documento all’interno del software, hai la possibilità di scegliere tra alcune tipologie predefinite di documenti, definite in fase di configurazione.

Ad ogni tipologia di documento può essere assegnata una nomenclatura automatica, che segue specifiche regole: ad esempio se assegno un documento alla tipologia “CV” il nome visualizzato sarà “CV Nome Cognome Anno”.

Per ogni tipo di documento viene richiesto di associare specifiche informazioni o chiavi di ricerca (ad es. anagrafica del dipendente a cui si riferisce il documento, data creazione documento, data di creazione e di scadenza ecc.), che permettono di ricercalo e trovarlo molto più facilmente, applicando i filtri e viste.

In questo modo si elimina poi il rischio di smarrimento dei documenti, che sono raccolti in modo sicuro in unico punto e da qui possono essere consultati e condivisi, senza la necessità di stampare.

Per rendere ancora più semplice la consultazione dei documenti, è poi possibile archiviare e associare automaticamente al documento originale la sua copia firmata, oltre che creare collegamenti automatici tra documenti correlati (ad es. contratto, informativa privacy, cedolini ecc.).

 

Condivisione

invio mail 4.3Con la piattaforma Globe è possibile condividere facilmente qualsiasi documento, con diverse modalità.

Globe include infatti un potente motore di spedizione dei documenti, che può gestire flussi di invio manuali e automatici, prevedendone anche la schedulazione.

Tutti gli eventi relativi all’invio del documento sono tracciati, di modo da avere sempre la possibilità di verificare quando un documento è stato inviato, da chi e a chi.

Vi è anche la possibilità di inviare un link per il download del documento, con tracciamento dell’avvenuta visualizzazione della documentazione e la possibilità di impostare una scadenza per il link.

Altra modalità molto interessante è quella che sfrutta il portale web, tramite cui è possibile dare accesso a specifici documenti anche ad utenti esterni all’organizzazione.

La funzionalità di distribuzione documenti permette infine al reparto HR di condividere massivamente uno specifico documento con specifici gruppi di dipendenti e di verificare l’avvenuta presa visione del materiale.

 

Integrazione con altri software

Globe è in grado di integrarsi anche con gli altri software presenti in azienda (ad es. gestionale, ERP, software paghe, software HR ecc.), per acquisire automaticamente i documenti da essi generati o leggere le anagrafiche ed eventuali variazioni contrattuali o di collocazione organica (sede di lavoro).

 

Il fascicolo dipendenti digitale

dossier globe 4.3Una volta classificati i documenti, associando ad ognuno una specifica tipologia e la persona cui si riferiscono, Globe permette di ottenere per ogni dipendente un fascicolo del personale digitale.

Questo fascicolo si autoalimenta ogni volta che viene aggiunto un nuovo documento collegato a quella specifica persona: avremo quindi un "faldone digitale” sempre aggiornato in modo automatico, contenente tutti i documenti di un dipendente suddivisi per tipologia.

 

 

 

 

Fascicolo dipendenti e portale/app: un canale digitale per condividere informazioni

Mettere a disposizione dei dipendenti un portale web o app da cui accedere al proprio fascicolo del personale è una grande comodità: si tratta un canale di comunicazione sicuro ed efficiente tra reparto HR, reparto amministrativo e dipendente, che permette di consultare in autonomia la documentazione (anche sensibile) ma anche di interagire con essa.

Tutto questo tramite credenziali dedicate e permessi di accesso custom per ognuno, per garantire sempre il pieno rispetto della privacy e della normativa GDPR, volendo anche per un periodo predefinito dopo la cessazione del contratto di lavoro.

 Notifica portale dipendenti globe

 

 

app dipendenti 3In particolare, all’interno di Globe si possono gestire e condividere a portale diversi tipi di documenti, ad esempio:

  • Cedolini
  • CU
  • TFR
  • Altri documenti contrattuali (lettere di assunzione, proroghe del contratto, conferme di tempo indeterminato, lettere di trasferimento/incarico, variazioni orarie, licenziamento, riscontro dimissioni, lettere di dimissioni, unilav)
  • Benefit/welfare aziendale
  • Documenti di assunzione (informativa privacy, autocertificazione residenza, detrazione d’imposta, dichiarazione TFR, bonus, dati bancari)
  • Attestati di formazione e sicurezza
  • Certificati medici
  • Regolamenti aziendali

Inoltre, con il software documentale Globe il reparto HR può gestire anche:

  • Contenzioni e comunicazioni legali
  • Variazioni retributive
  • Schede di valutazione del personale
  • Premi
  • Documenti di ricerca e selezione del personale
  • ecc.

 

Workflow digitali per coinvolgere il dipendente nei processi

La piattaforma documentale Globe va oltre la semplice archiviazione dei documenti.

È infatti in grado di gestire processi e flussi di lavoro e di coinvolgere il personale perché esegua determinate azioni: il dipendente riceve un’e-mail di notifica con un link al documento da gestire e l’azione richiesta (ad esempio compilare un questionario, firmare un documento, inserire delle informazioni).

 

Un esempio di processo in cui si può coinvolgere un dipendente grazie a Globe ed al portale? La richiesta di compilazione di un questionario:

Globe tips rientro dipendenti covid19

 Leggi l'approfondimento sui questionari dipendente

 

Gestione di presenze, trasferte, ferie e permessi

inserimento richiesta ferie globe 4.3La piattaforma documentale Globe può essere configurata per la gestione di presenze, trasferte, ferie, permessi, straordinari e malattia.

 

Ogni dipendente ha la possibilità, tramite applicazione per pc, web o app di interagire direttamente con il reparto HR o il proprio responsabile, per inserire richieste di ferie e permessi o giorni di malattia e straordinari.

La persona responsabile di gestire questi aspetti viene quindi coinvolta in un workflow approvativo: riceve una notifica che la avvisa dell’inserimento di una nuova richiesta, che può scegliere se approvare o rifiutare, inserendo il motivo.

 

 

Vuoi approfondire la gestione di ferie, permessi e malattia con Globe?

Globe tips gestione ferie

 Leggi l'approfondimento sulla gestione ferie con Globe

 

 

Piano Ferie 1Ogni volta che qualcuno dei dipendenti inserisce una richiesta di ferie/permesso si autoalimenta anche il piano ferie aziendale, che permette al reparto HR ed ai responsabili di avere un quadro completo della situazione anche dal punto di vista visivo, grazie a dataview a griglia e grafici.

Allo stesso modo possono essere pianificate e gestite le trasferte e le relative spese eventualmente sostenute dal dipendente, con generazione automatica della nota spese.

 

 

Vuoi approfondire la gestione di trasferte e note spesa con Globe?

Globe tips trasferte nte spesa

 Leggi l'approfondimento su trasferte e note spesa con Globe

 

 

In questo momento, in cui lo smart working e il lavoro da remoto stanno prendendo sempre più piede come nuove modalità operative in azienda, queste funzionalità di Globe possono essere facilmente sfruttate anche per la pianifica delle presenze in sede e delle giornate da remoto.

Ad esempio, ogni responsabile potrebbe inserire una pianificazione di presenza in sede/smart working per ogni collega del team ed eventualmente modificarle o confermarle in base alle presenze effettive in sede, tenendo sempre allineato il reparto risorse umane aziendale.

 

La firma elettronica per dire addio definitivamente alla carta

Per superare definitivamente le difficoltà legate alla gestione cartacea dei documenti del personale, un ultimo step riguarda la firma dei documenti (ad es. contratti, informative privacy ecc).

firma rapportino tablet con firma cliente globe 4pngQuesto passaggio, infatti, tradizionalmente prevede che il documento venga stampato, consegnato di persona o tramite posta alla persona cui è destinato, firmato dal dipendente, riconsegnato, scansionato ed archiviato digitalmente nel documentale (mentre l’originale viene inserito in qualche faldone fisico/armadio).

Tutto questo può essere notevolmente semplificato utilizzando una firma elettronica (avanzata o qualificata), che ha pieno valore legale.

 

In ogni filiale/negozio/sede si potranno configurare delle postazioni da cui il dipendente può accedere con il proprio account al portale dipendenti creato con Globe e firmare la documentazione tramite tavoletta/tablet con firma grafometrica, in modo completamente dematerializzato.

Se si necessita di dare la possibilità al dipendente di firmare i documenti da qualsiasi luogo si trovi, allora si può scegliere la firma tramite OTP (one-time password) o smart card/chiavetta

 

Rispetto della privacy e GDPR compliance

Scegliere di gestire il fascicolo dipendenti digitalmente con Globe garantisce il pieno rispetto della privacy dei dipendenti ed una gestione sicura dei documenti, in ottica GDPR.

Per ogni utente, infatti, possono essere configurate specifiche autorizzazioni relative a quali documenti può visualizzare e quali azioni può compiere su di essi.

I log di accesso e la registrazione degli eventi permettono poi di avere sempre il pieno controllo su ogni accesso, visualizzazione, condivisione o modifica.

Grazie all’integrazione con Single Sign On e Active Directory viene poi garantita la massima sicurezza e la tutela dei dati personali.

 

Vuoi approfondire la gestione dei fascioli dipendenti in ottica GDPR con Globe?

Globe tips gestione fascicoli dipendenti gdpr

 Leggi l'approfondimento sulla compliance GDPR con Globe

 
 
 

 

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