Uno dei punti più spinosi per l’ufficio acquisti riguarda la gestione degli ordini di fornitura: spesso, infatti, i fornitori inviano conferme d’ordine incomplete (ad esempio prive della data di consegna) o imprecise (discrepanze tra le quantità presenti nell’ordine e quelle effettivamente consegnate).
Come conseguenza, si creano rilevanti disagi nella schedulazione della produzione.
Per far fronte a questa situazione, l’ufficio acquisti deve investire molto tempo in attività di sollecito verso i fornitori, per ottenere informazioni corrette ed aggiornate sulle forniture in arrivo.
La tecnologia può dare un grande supporto all’ufficio acquisti su questo fronte.
Come?
Sfruttando la piattaforma di Document Intelligence Globe è possibile automatizzare una serie di attività ripetitive ed a scarso valore aggiunto (come il monitoraggio dei fornitori e l’invio di solleciti) ed interagire e collaborare in modo molto più snello con i fornitori tramite un portale dedicato. Tutto questo in modo completamente integrato con gli altri applicativi aziendali.
Come gestire le richieste di conferma ai fornitori in Globe
All’interno di Globe è presente un’anagrafica dedicata per ogni fornitore, contenente una serie di informazioni utili per la gestione delle forniture e delle richieste di conferma delle informazioni relative agli ordini.
Il sistema gestionale invia automaticamente a Globe gli ordini per i quali è possibile avviare il processo di «richiesta conferma» (ordini già confermati dal fornitore / ordini non confermati dal fornitore).
Globe, quindi, acquisisce:
- i dati dell’ordine (numero /data/progressivo di acquisizione)
- il dettaglio delle righe (articolo, data consegna prevista, quantità)
- il documento in PDF
Per ogni ordine, un numero prestabilito di giorni prima della data di consegna prevista, Globe invia automaticamente al fornitore una mail, con la richiesta di confermare i dati dell’ordine.
Nella mail è presente un link al portale Globe, che permette al fornitore di visualizzare tramite browser il PDF dell’ordine e confermare le informazioni o inserire modifiche.
Cliccando sul link, il fornitore può rispondere confermando o modificando date e quantità dell’ordine tramite il portale fornitori:
- Conferma di tutti i dati presenti sull’ordine
- Modifica per singola riga:
- Modifica della data/quantità
- Inserimento di una seconda consegna
- Azzeramento riga
- Inserimento note
Una volta terminato il processo di conferma, Globe trasmette le informazioni raccolte al sistema gestionale, che le processa secondo le opportune logiche per l’integrazione dell’ordine.
Nel caso in cui dopo un numero prestabilito di giorni dalla prima mail il fornitore non avesse ancora confermato i dati di consegna, Globe invia automaticamente una seconda mail di sollecito con la richiesta di conferma.
Se anche in questo caso il fornitore non risponde, dopo un numero predefinito di giorni il processo di richiesta riscontro termina e Globe notifica al gestionale la conclusione del processo.
Può anche avvenire che durante il processo di «richiesta riscontro», a gestionale venga modificato l’ordine: in questo caso il sistema gestionale notifica a Globe la modifica ed il processo di riscontro viene annullato.
Tramite un apposito cruscotto grafico, inoltre, il personale dell’ufficio acquisti può tenere costantemente monitorati in real time i dettagli e le conferme relativi agli ordini fornitore:
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