Il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR - Regolamento UE 2016/679), efficace a partire dal 25 maggio 2018, ha introdotto diverse ed importanti novità in tema di trattamento, protezione e circolazione di dati personali: gli ambiti di applicazione sono molti e coinvolge qualsiasi azienda, organizzazione ed ente che raccolga ed elabori dati personali di soggetti residenti nell’UE.

La commissione europea definisce dati personali “qualunque informazione relativa a un individuo, collegata alla sua vita sia privata, sia professionale o pubblica. Può riguardare qualunque dato personale: nomi, foto, indirizzi email, dettagli bancari, interventi su siti web di social network, informazioni mediche o indirizzi IP di computer.”

Globe & GDPR

In tematica GDPR, il software Globe renderà la tua azienda compliant da due punti di vista:

• Globe tutela i dati personali, in conformità con quanto previsto dal regolamento
• Globe permette di gestire tutti i processi legati al trattamento dei dati, in linea con quanto definito all’interno del Registro di trattamento dei dati

Come tutelare i dati personali con Globe

Il software documentale Globe tutela i dati personali contenuti al suo interno in molti modi, ad esempio:

• Piena configurabilità delle autorizzazioni utente, per definire a quali documenti ed informazioni può avere accesso
• Log di accesso al documentale
• Log di visualizzazione, condivisione e modifica dei documenti
• Gestione delle scadenze delle password per gli accessi web
• Accesso tramite Single Sign On e Active Directory
• Password e database criptati

Come gestire i processi legati al trattamento dei dati con Globe

Il software Globe, appoggiandosi al potente motore di workflow integrato, è in grado di snellire ed automatizzare i processi legati al trattamento dei dati, facilitando l’adeguamento al regolamento europeo sul trattamento dei dati personali.

Ad esempio, con Globe puoi:

• Impostare workflow automatici per lo scambio ed elaborazione di documenti ed informazioni, assicurando così che ogni documento segua un percorso ben preciso, predefinito e tracciabile, e che gli utenti preposti vengano coinvolti al momento giusto.
• Gestire la scadenza dei documenti, con possibilità di impostare reminder, notifiche e workflow automatici (ad esempio eliminazione di un documento al raggiungimento della data di scadenza prevista nel Registro di trattamento dei dati).
• Raggruppare automaticamente in dossier (l’equivalente dei tradizionali faldoni cartacei) tutti i documenti che riguardano una stessa persona: diventa più semplice in questo modo rispondere ad una richiesta di eliminazione dei propri dati personali (diritto all’oblio) o di accesso ai dati
• Bloccare automaticamente gli utenti che non utilizzano il sistema per un numero predefinito di giorni
• Impostare flussi automatici, checklist e cruscotti per procedure che coinvolgono dati personali: ad esempio, in caso di assunzione di nuovo personale, potranno innescarsi workflow di creazione delle anagrafiche, dei documenti necessari all'assunzione e di impostazione delle relative scadenze ed essere definite checklist di azioni da compiere e confermare (creazione dell'utente, consegna del badge, credenziali di accesso ecc), nel pieno rispetto del regolamento. Viceversa, quando qualcuno cambia lavoro, vi è la possibilità di definire una checklist di azioni da eseguire (ad esempio workflow di eliminazione di dati e documenti personali, revoca delle credenziali di accesso, eliminazione degli account personali ecc)
• Creare, compilare ed inviare automaticamente i documenti relativi alla privacy (ad esempio informative per dipendenti, fornitori, clienti) sulla base di modelli predefiniti, con eventuale registrazione del consenso fornito

GDPR: novità ed opportunità

Più nel dettaglio il GDPR prevede:

• Informativa sul trattamento dei dati, da fornire prima della raccolta dei dati stessi, in cui vengono specificati i tipi di dati raccolti, come e perché verranno utilizzati, per quanto tempo verranno conservati, se verranno trasferiti in Paesi Terzi.
• Raccolta di un consenso esplicito e specifico al trattamento dei dati
• Responsabilizzazione (“accountability”) del titolare del trattamento, che ha grande autonomia decisionale per quanto riguarda le misure da adottare per rispettare i principi in modo adeguato, ma si assume la massima responsabilità sulle procedure e strumenti che sceglie di utilizzare.
• Privacy by design e by default: ogni azienda deve fare in modo che la protezione dei dati sia parte di ogni progetto di sviluppo dei processi aziendali per prodotti e servizi e che di default le impostazioni di privacy siano configurate sul livello più alto possibile.
• Ogni soggetto ha il diritto di richiedere la cancellazione dei dati che lo riguardano (diritto all’oblio) e di ricevere i dati personali forniti per poterli trasmettere ad un altro titolare del trattamento dei dati.
• Tenuta di un registro dei trattamenti contente, tra le altre informazioni, i dati di titolare del trattamento e DPO (responsabile della protezione dei dati), finalità del trattamento, descrizione delle categorie di interessati e di dati personali, categorie di destinatari a cui saranno comunicati i dati personali, i trasferimenti di dati verso paesi terzi, i termini di cancellazione per le varie categorie di dati ed una descrizione delle misure di sicurezza tecniche e organizzative adottate.
• Obbligo di notifica entro 72 ore in caso di grave violazione dei dati (data breach)

Nonostante l’adeguamento a questo nuovo regolamento possa sembrare un’operazione dispendiosa e complicata, se l’impresa ha sempre seguito le normative precedenti (D. lgs. 196/03 ad esempio), in realtà non vi saranno grosse difficoltà a rendere l’azienda compliant.

L’entrata in vigore del GDPR dovrebbe essere vista dalle aziende come un’opportunità di rendere le imprese ed i processi aziendali sicuri, digitalizzati ed ottimizzati, andando ad investire in soluzioni digitali che garantiscano sicurezza, automazione e pieno controllo sui documenti ed i processi aziendali.

L’utilizzo di un software come Globe permette di gestire in modo facile, sicuro ed intuitivo tutte le procedure relative a documenti contenenti dati personali.