Il software documentale Globe è stato pensato per garantire la massima sicurezza in tutte le operazioni che coinvolgono i documenti aziendali, in conformità con quanto previsto dal GDPR, il regolamento europeo sulla protezione dei dati.

Ciò è reso possibile dalla completa configurabilità delle regole relative a sicurezza, corretto accesso ed azioni intraprendibili dagli utenti, gestibili tramite la Console Globe. Si potranno impostare regole a livello di:

• Società
• Dossier
• Documenti
  • a livello dei diversi tipi di documento e loro sottoinsiemi
  • a livello di caratteristiche specifiche di riservatezza
  • sul singolo documento
  • sulla singola chiave del documento
• Business Partner, per quanto riguarda le tipologie di Business Partner ed i loro contatti
• Voci dei Menù di navigazione
• Configurazioni: ogni singola voce di configurazione può essere sottoposta ad autorizzazioni specifiche, utile in quelle aziende con reparti IT molto strutturati.

Controllo delle attività utente e log 

Globe, oltre a fornire la possibilità di impostare specifiche autorizzazioni, permette di mantenere sotto controllo le attività svolte dagli utenti all'interno del documentale: gli eventi riguardanti ogni singolo documento vengono riportati in modo dettagliato, segnalando l'utente coinvolto, data, ora, azione. Ad esempio quando un documento viene spedito via email tramite Globe, nel tab "Eventi" viene mostrato l'utente che l'ha inviato, quando lo ha inviato e a chi, oltre a fornire la possibilità di visualizzare la mail completa. 

Inoltre i log consentono di registrare chi ha consultato, modificato, aggiunto allegati ecc. ad un determinato documento. 

Integrazione con Active Directory

Globe permette il Single Sign On “SSO” integrato con l’autenticazione Active Directory. L’importazione degli utenti e delle relative proprietà (mail, reparto, telefono, ecc.) possono essere lette automaticamente dai Domain Controller.

È supportata inoltre l’autenticazione in modalità Work Group e mista. 

Struttura Organizzativa e permessi

Una delle maggiori sfide nel campo della sicurezza è rappresentata dalla capacità di mantenerla correttamente aggiornata nel tempo, operazione onerosa e complessa nel caso di cambiamenti organizzativi.

Arket ha pensato anche a questo aspetto, inserendo all'interno del prodotto uno strumento che permette di disegnare la struttura organizzativa (organigramma) e di collegarla alle relative autorizzazioni.